Edyta Szarska
Controlling Partner

Od kilkunastu lat poszukiwałam sposobów prezentowania informacji finansowej i biznesowej dla zarządu, dla rad nadzorczych, dla akcjonariuszy. Tworząc kolejne propozycje słuchałam swojej intuicji, logiki i podpatrywałam pojawiające się nowinki technologiczne. Im wszystkiego było więcej, tym większa pustka w głowie. Na jednym ze spotkań z kolegami controllerami natknęłam się na IBCS (International Business Communication Standards), które rozwikłały moje dylematy controllera. Mam nadzieję, że również część odbiorców tego artykułu podzieli entuzjazm ekspertów z całego świata, którzy każdego dnia współtworzą te uniwersalne zasady komunikowania informacji zarządczej.

Z 98 standardów raportowania i prezentowania członkowie światowej organizacji IBCS wybrali 10 najważniejszych, które niniejszym przedstawiam graficznie i opisuję.

1. Komunikaty

Zgodnie z tym standardem należy pamiętać, że raporty i prezentacje tworzymy, aby przekazać konkretny komunikat. To odróżnia je od analiz danych, statystyk czy dashboardów.

Wyobraź sobie slajd zwany raportem, który zwykle przygotowujesz dla zarządu. Założę się, że ma on swój tytuł, logo organizacji, stopkę, jakąś tabelkę z wykresem, czasem treść wniosków lub interpretacji. Całość odświeżasz co miesiąc, troszkę zmieniasz tekst komentarza, ale jest on tak niewielki, że nawet mały błąd w treści trudny jest do wychwycenia podczas spotkania.

Tymczasem zamiast koncentrować się na tytule slajdu warto trzymać się zasady: to, co chcemy danym raportem przekazać zarządowi, należy zapisać na samym początku, na górze strony. W raporcie nie chodzi bowiem o kolorowy wykres czy ładną tabelkę. Raport ma COŚ zaraportować, przekazać,ucieszyć lub ostrzegać. Stwierdzenie wynikające z pracy analitycznej, zapisane prostym językiem, bez zbędnych słów, bez powtarzania tego,  co widać w tabeli lub na wykresie, może okazać się najtrudniejszym zadaniem w raportowaniu. Sztuką jest wiedzieć, co chcesz przekazać z masy analizowanych danych, z jaką wiadomością staniesz przed zarządem.

Zastanów się, co szybciej trafia do odbiorców: tytuł slajdu: „Raport sprzedaży za drugi kwartał 2018 roku” czy komunikat: „17 nowych produktów wygenerowało 42 mln PLN przychodów”.

Słowo Raport zupełnie nic nie wnosi. Prawdopodobnielinia w tabelce lub informacja na wykresie wskazuje, że mowa jest o sprzedaży za drugi kwartał 2018 roku. Zastąp zatem dotychczasowe tytuły konkretnym komunikatem, który pomoże w podjęciu decyzji.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 3/2018 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 3/2018.