Sylwia Branczewska
Dyrektor ds. Rozwoju w Pyaar, Wykładowca WS  w Gdańsku, Coach

Audyt procesów księgowych powinien służyć wsparciem organizacjom w ich funkcjonowaniu i rozwoju. Pozwala świeżym okiem spojrzeć między innymi na procesy, które zachodzą w firmie, i znaleźć optymalne rozwiązania. Dlaczego warto robić audyt procesów księgowych?

W wielu przedsiębiorstwach przychodzi moment, gdy tzw. administracja nie nadąża za rozwojem firmy. Przybywa klientów, umów, faktur sprzedażowych, faktur kosztowych. Pojawiają się nowe pomysły na ciekawe projekty. Pojawią się nowe stanowiska pracy, bo ilość pracy przerasta możliwości obecnego zespołu. Przedsiębiorcy skupiają swoją uwagę w pierwszej kolejności na audycie procesów operacyjnych. Chcą je zautomatyzować w celu przyspieszenia dostarczenia usługi bądź towaru do klienta. Jest to uzasadnione działanie. Wysokiej jakości obsługa klienta przekłada się na zwiększenie sprzedaży, a co za tym idzie – na dochody organizacji. Zwykle nie dostrzega się potrzeby audytu procesów księgowych, bo jak kiedyś usłyszałam: „Przecież wy pracujecie w historii”.

W mojej wieloletniej karierze wprowadziłam wiele usprawnień procesów księgowych. Wiązało się to z rozmowami na szczeblu zarówno kierowniczym, jak i pracowniczym. Dzięki temu nauczyłam się rozmawiać „językiem korzyści” płynących dla obu stron. Zamykając poszczególne projekty słyszałam słowa:
„Nie wierzyłem, że to się uda. Temat ciągnął się już prawie rok. Straciłem nadzieję. Teraz mój zespół może się skupić na ciekawszych zadaniach niż mechaniczne wprowadzanie danych”.
„Super, że nie muszę już pamiętać przy wystawianiu faktury o wprowadzeniu kursu. Teraz dzieje się to automatycznie. Często zdarzały mi się pomyłki. Księgowość nie była zadowolona, a ja musiałam wystawiać korekty”.
„Do tej pory za każdym razem musiałem wpisywać na fakturze numer konta bankowego w zależności od waluty, w jakiej wystawiałem dokument. Teraz wybieram, w jakiej walucie chcę wystawić fakturę, a odpowiednie konto samo się wpisuje”.

Od czego zacząć?

Księgowość to miejsce, w którym ewidencjonuje się wszystkie zdarzenia, jakie zachodzą w firmie. W mojej ocenie najważniejsze związane są ze sprzedażą, a co za tym idzie – spływem należności. Samo wydanie towaru czy wykonanie usługi i wystawienie faktury nie przynosi organizacji przepływu pieniężnego. Często dział handlowy otrzymuje premię za realizację planu sprzedażowego na podstawie wystawionych faktur, po czym okazuje się, że spływ należności następuje z kilkumiesięcznym opóźnieniem. Warto zatroszczyć się o ten proces, by nie spowodować zatorów płatniczych z dostawcami komponentów czy podwykonawcami.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 6/2018 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 6/2018.