Paweł Orzeszko
Członek Zarządu proALPHA Polska Sp. z o.o.

Aż trzy na cztery wystawiane faktury zakupowe to faktury w wersji papierowej. Mimo że dzisiaj na rynku dostępne są nowoczesne rozwiązania, które ułatwiają ich rejestrację, kontrolę, a takżeminimalizuj ą błędy w obiegu dokumentów, jednak przedsiębiorcy wciąż korzystają z tradycyjnego sposobu przetwarzania faktur. W tym artykule pokazujemy, jakie korzyści daje automatyczna rejestracja faktur zakupowych.

Cyfryzacja stała się już standardem w różnych dziedzinach życia gospodarczego i wydawać by się mogło, że nie inaczej jest w księgowości. Niestety, statystyki nie pozostawiają złudzeń, że jeśli chodzi o obieg dokumentów, to przedsiębiorcy wciąż preferują tradycyjne i przestarzałe rozwiązania.

Zgodnie z badaniem GrupyIdea  Bank opublikowanym w artykule „Żegnamy papierową księgowość” (www.pb.pl, 22 lutego 2018 r.) aż 72% przedsiębiorców archiwizuje faktury w wersji papierowej, z czego aż 26% deklaruje, że wydrukowane dokumenty są archiwizowane w siedzibie przedsiębiorstwa. Ponadto co czwarty przedsiębiorca ma problem ze znajdowaniem faktur, a 13% spędza na ich kompletowaniu jeden dzień lub nawet dłużej. To, co jest alarmujące, to fakt, że nawet faktury elektroniczne są drukowane, aby trafić do segregatora w dziale archiwizacji.

Podstawowymi problemami takiego procesu są jego czasochłonność, kosztowność, a także niska świadomość ekologiczna. Jeżeli weźmie się pod uwagę, że rocznie 15 milionów faktur wystawianych jest ręcznie (dane Tax Care opublikowane w artykule „Chmura Faktur połączy przedsiębiorców w Polsce”, www.taxcare.pl, 26 lutego 2018 r.), to do ich produkcji trzeba ściąć nawet 128 tysięcy drzew. Mało tego, tradycyjna obsługa dokumentów firmowych zabiera pracownikowi średnio cztery godziny miesięcznie, co w skali całej gospodarki odpowiada 45 tysiącom etatów. Dochodzi do tego, że tylko 7% odbiorców rachunków zdaje sobie sprawę z dokładnych kosztów przetwarzania faktur przychodzących. Dodać należy, że dokumenty w formie papierowej narażone są na zniszczenie, utratę i przeoczenie.

Powyższe powody przemawiają za tym, aby korzystać z elektronicznego przetwarzania faktur, które ma wiele zalet, takich jak: oszczędność czasu, minimalizacja błędów, łatwość wyszukiwania dokumentów, przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu, a także możliwość zredukowania ilości dokumentów drukowanych, a tym samym większa ochrona środowiska.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 3/2018 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 3/2018.