Krzysztof Lonca
Gedeon Richter Polska Sp. z o.o.

„Proszę, porównaj mi…”, „Przygotuj mi na jutro raport…”, „Chciałbym wiedzieć, czy…”. Takie polecenia to, oprócz standardowych obowiązków dnia codziennego, normalność w pracy controllera. Decydenci, w miarę zwiększania się ilości decyzji operacyjnych, które muszą podejmować, automatycznie zwiększają swoje potrzeby informacyjne. Organizacja, której zależy na wysokiej trafności podejmowanych decyzji – zwłaszcza krótkookresowych – staje przed dylematem: inwestować w zasoby ludzkie w obszarach controllingowych czy inwestować w narzędzia komunikowania? Pierwsza opcja jest prostsza i szybsza w realizacji, ale nie zapewnia ciągłości rozwoju systemu informacyjnego. W drugim przypadku kosztem wyższych nakładów i poświęcenia dodatkowego czasu otrzymujemy narzędzie, które pozwoli na systemowe i rozwojowe rozwiązanie problemu komunikacji między controllerem a menedżerami.

Dlaczego budować i wdra żać system BI?

Przed podjęciem decyzji ze strony menedżerów dobiega wołanie o informacje. Bardzo często ilość oczekiwanych informacji nie jest adekwatna do rangi i skutków decyzji. Oczekiwania informacyjne menedżerów, jak również zakres oczekiwanych informacji, wynikają przede wszystkim:

1. Ze znajomości obszaru, którego dotyczy informacja – komunikacja nabiera wówczas charakteru profesjonalnej wymiany informacji. Odbiorca jasno definiuje potrzeby, co znacząco wpływa na terminowość i jakość przekazanych informacji. Zagrożeniem może być zbyt „fachowe” formułowanie oczekiwań. Możemy mieć sytuacje niezrozumienia oczekiwań, czego skutkiem będzie przekazanie w odpowiedzi niewłaściwej informacji lub błędnej interpretacji danych. Ekstremalnie obie strony mogą być przekonane o spełnieniu warunków skutecznej komunikacji przy jednoczesnym operowaniu na niewłaściwych/błędnych informacjach.

2. Z posiadanego zasobu wiedzy operacyjnej i strategicznej – kapitał wiedzy, którym dysponuje menedżer, wprost wpływa na ilość i jakość oczekiwanych informacji. Im bardziej menedżer jest „na bieżąco”, tym bardziej oczekiwane informacje mają charakter „dopowiadający”, uszczegóławiający już posiadany zasób. Niestety, w takiej komunikacji może wystąpić nadmierna detaliczność informacji lub „gubienie” informacji.

3. Z zakresu odpowiedzialności menedżera – naturalne jest odczuwanie lęku przed oceną podejmowanych decyzji. U menedżera takie asekuranctwo przejawia się odwlekaniem momentu podjęcia decyzji poprzez wysuwanie żądań dodatkowych informacji. Należy podkreślić, że w tym przypadku strach nie dotyczy samej decyzji, lecz jedynie jej oceny przez przełożonego. Dla controllera taka sytuacja może skończyć się próbą obciążenia go odpowiedzialnością za decyzję.

4. Z otrzymywanych przez menedżera raportów cyklicznych – system cyklicznego, regularnego przekazywania informacji może wywoływać dwa całkowicie przeciwstawne skutki – pragnienie dodatkowych informacji rozszerzających zakres otrzymywanej wiedzy lub zaniechanie przekazywania dodatkowych oczekiwań. Obie sytuacje są zagrożeniem dla obiegu informacji w organizacji – zbyt mały zasób wiedzy menedżerskiej, nierównomierność wiedzy lub wzrastające przekonanie o zbyt małej aktywności informacyjnej controllera.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 3/2018 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 3/2018.