Pięć pytań do… Anny Adamskiej-Makowskiej, Prezes Zarządu EXPO Łódź Sp. z o.o.

1. Jak ważny jest controlling podczas zarządzania obiektem, jakim jest hala wystawienniczo-eventowa?

Zarządzanie na co dzień obiektem targowo-eventowym, którego powierzchnia znacząco przekracza 13 tys. m2, to bardzo złożony proces. Dlatego stosowanie rozbudowanego systemu controllingu jest niezwykle istotne przy podejmowaniu strategicznych decyzji, a w przypadku niektórych ustaleń wręcz niezbędne. Wszelkie działania controllingowe dotyczą oczywiście różnych departamentów funkcjonujących w naszej spółce – od pionu operacyjnego, przez komórki sprzedażowo-marketingowe, aż do działu finansowego firmy. Controlling jest nieodłącznym elementem naszej pracy, bez którego niemożliwe byłoby szybkie reagowanie na zmieniające się oczekiwania klientów. Stąd duży nacisk na ten element, który położyłam już na samym początku, zaraz po objęciu tego stanowiska.

2. Kto jest głównym klientem dla obiektów takich jak hale wystawienniczo-eventowe?

W obecnych czasach klientem hal targowo-eventowych może być każdy, gdyż ich funkcje kształtuje rynek. Obiekty tego typu służą nie tylko do tego, aby odbywały się w nich targi. Coraz częściej stają się również miejscem wybieranym do organizacji eventów firmowych oraz konferencji, a także kongresów o różnorodnej tematyce. Ponadto gościmy konwencje ugrupowań politycznych, organizacji pozarządowych oraz licznych stowarzyszeń. Zdarzają się też pokazy mody, sztuk walki, a nawet przedstawienia teatralne i koncerty – wszystkie wydarzenia tego typu coraz częściej pojawiają się w naszym obiekcie. Organizatorzy są bardzo zróżnicowani. Bywają nimi korporacje, małe firmy czy organizacje pozarządowe. Oprócz dużych, znanych firm targowych pojawiają się również mniejsi gracze, którzy dopiero rozpoczynają swoją działalność w branży wystawienniczej. Przychodzą do nas z nowymi, ciekawymi pomysłami, których do tej pory nie mieliśmy okazji realizować.

3. W jednym z wywiadów powiedziała Pani, że chce, aby EXPO Łódź mogło pracować przez cały rok. W jaki sposób chce Pani przyciągnąć nowych wystawców i zapełnić kalendarz budynku?

Zapełnienie kalendarza EXPO Łódź w stu procentach jest bardzo trudnym zadaniem, ale od samego początku, od kiedy objęłam stanowisko prezesa spółki – jest to mój cel, do którego systematycznie dążę. Ciągle pracujemy nad utrzymaniem stałych kontrahentów oraz pozyskiwaniem nowych – równocześnie zapewniając ceny na odpowiednim poziomie, biorąc przy okazji pod uwagę stale rosnące koszty utrzymania obiektu (amortyzacja, koszty stałe, płace). Pracujący ze mną zespół specjalistów doskonale zna naszą konkurencję. Śledzimy ich poczynania i liczymy się z nimi. Niemniej jednak znamy też nasze mocne strony, dzięki czemu zawsze staramy się wychodzić naprzeciw oczekiwaniom klientów.
Pragnę również wspomnieć o licznych walorach technicznych obiektu. Należy do nich między innymi hala targowa pozbawiona filarów i stałych ścian, o powierzchni 5700 m2, którą można podzielić według zapotrzebowania klienta, na sektory, przy użyciu dźwiękoszczelnych, mobilnych ścian.
Mamy przestronne, przeszklone foyer na I oraz II piętrze – mogące pełnić funkcję dodatkowej przestrzeni wystawienniczej, w której roli doskonale się spisuje, zwłaszcza w przypadku nietypowych eventów. W obiekcie jest też aula na 459 miejsc z doskonalą akustyką oraz 4 sale konferencyjne, które łatwo można połączyć w jedną dużą. To są nasze atuty, które doceniają klienci. Do tego jesteśmy skoncentrowani na indywidualnym podejściu do kontrahentów, gdyż każdy z nich ma nieco inne oczekiwania. Zawsze staramy się być elastyczni i pomocni, tak aby klienci mogli osiągnąć swój cel i uzyskać oczekiwany efekt końcowy. Właśnie w ten sposób staramy się budować zaufanie do marki EXPO Łódź. Zależy nam na tym, aby kontrahenci wracali do nas, aby wydarzenia, które odbywają się w Łodzi po raz pierwszy, miały swoje kolejne edycje, rozwijały się i docierały do jeszcze większej grupy odbiorców.
Jako zarząd planujemy również na przylegającej do nas działce stworzyć teren piknikowy. Chcemy w ten sposób przyciągnąć nowe firmy, które poszukują otwartej przestrzeni w centrum miasta do organizacji dla swoich pracowników eventów na świeżym powietrzu. Dzięki tej inwestycji przewidujemy wzrost liczby imprez w miesiącach wakacyjnych. Decyzja ta jest wynikiem analizy danych, które pozyskaliśmy właśnie dzięki wdrożeniu systemów controllingu. W ten sposób poznaliśmy oczekiwania rynku.

4. W jaki sposób controlling może wpłynąć na zwiększenie liczby dni wystawowych i zwiększenie zainteresowania firm?

Stosowanie zasad controllingu pozwala przede wszystkim na wyeliminowanie błędów. To z kolei umożliwia podejmowanie racjonalnych decyzji, dostosowanych do zmiennych warunków panujących na rynku. Kolejnym bardzo istotnym elementem jest planowanie strategiczne. Pozwala ono na wychwytywanie sygnałów o aktualnie panujących trendach, tak aby móc odpowiednio na nie zareagować, podejmując właściwe decyzje, i tym samym zwiększać efektywność spółki. Wszelkie analizy przekładają się na funkcjonowanie poszczególnych działów – w tym przypadku sprzedaży i marketingu, który ma jasno sprecyzowane cele. Controlling pozwala zmierzyć efektywność podejmowanych decyzji. Sprawdzić, czy były podjęte we właściwym czasie i czy przyniosły spodziewany skutek.

5. Jakie techniki wykorzystuje Pani na co dzień podczas zarządzania takim obiektem?

W moim przypadku nie da się precyzyjnie wymienić wszystkich technik, które stosuję. Staram się bowiem wykorzystywać całą wiedzę dotyczącą controllingu personalnego, finansowego i operacyjnego, jaką posiadam. Ponadto moje decyzje są uzależnione od aktualnej sytuacji.
Jednak dla mnie, jako dla osoby zarządzającej przedsiębiorstwem, jedną z najwyższych wartości są pracownicy. To oni stanowią największy kapitał firmy i to o nich trzeba zatroszczyć się w pierwszej kolejności. Należy zapewnić im możliwość rozwoju oraz wprowadzić odpowiedni plan motywacyjny. Tu właśnie kluczową rolę odgrywa controlling personalny. Dzięki niemu możliwe jest stałe monitorowanie wydajności pracy i reagowanie w przypadku, gdy dane okazują się gorsze niż oczekiwane. Działa to korzystnie nie tylko na przedsiębiorstwo, ale również na samych pracowników. Im firma lepiej i szybciej reaguje w takich sytuacjach, tym wyższy jest poziom zadowolenia z pracy, a to daje z kolei szansę na poprawę wskaźników.
Oczywiście z punktu widzenia prezesa zarządu najistotniejsze jest zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorstwa. Stąd planowanie wydatków z uwzględnieniem bieżących przychodów – to jedno z kluczowych działań. Niemniej jednak na osiąganie właściwych wyników
finansowych składa się wiele czynników, na które trzeba stale zwracać uwagę. Controlling i właściwe zarządzanie jest więc nieodłącznym zadaniem, bez którego praca w tak dużym i wymagającym obiekcie nie byłaby możliwa.

Dziękuję za rozmowę .

Rozmawiał:
Stanisław Woźniak
Redaktor naczelny magazynu
„Controlling i Zarządzanie”