5 pytań do… Jagody Iwańczuk, Dyrektora ds. Operacyjnych, Członka Zarządu w FoodCare Group

1. Niezwykle istotnym zagadnieniem w biznesie jest zarządzanie operacyjne, rozumiane najczęściej
jako codzienna realizacja zadań przedsiębiorstwa. Jak to wygląda z perspektywy tak dużej organizacji 
jak Food Care? Dlaczego zarządzanie operacyjne wywiera aż tak duży wpływ na efektywność funkcjonowania całego przedsiębiorstwa?

Od kilku lat prowadzimy skutecznie ekspansję międzynarodową na wszystkie kontynenty. To, co niewątpliwie nas wyróżnia spośród innych firm, to nieustanne wdrażanie innowacji wokół naszych produktów w celu eksploracji nowych kategorii oraz stałego podnoszenia jakości produktów, poszerzania grupy docelowej, a tym samym zwiększania udziałów rynkowych. Fakt, że działamy w bardzo dynamicznym sektorze przemysłu, jakim jest FMCG, powoduje, że zarządzanie operacyjne jest jednym z kluczowych filarów funkcjonowania całego naszego biznesu.
Dynamika niezależnych zmian w otoczeniu zewnętrznym – tj. konkurencja, rosnące wymagania klientów, jak również poziom innowacyjności przedsiębiorstwa napędzany przez właściciela spółki Wiesława Włodarskiego, jednego z największych wizjonerów rynkowych, jakich znam – stawia bardzo wysokie wymagania przed zarządzaniem operacyjnym, które w FoodCare skupia takie funkcje i obszary zarządzania, jak: planowanie oraz prognozowanie sprzedaży i produkcji, produkcja i jakość, inwestycje, zakupy, zaopatrzenie, BOK (biuro obsługi klienta), logistyka (magazyny, transport inbound oraz outbound, gospodarka paletowa). Nie bez kozery jako pierwsze wymieniłam planowanie i prognozowanie sprzedaży, bo ten proces uważam, jako praktyk, za źródło sukcesu lub ewentualnych porażek całego zarządzania operacyjnego. Innymi słowy, proces ten jest rozumiany jako skuteczny dialog z klientami poprzez siły sprzedaży FoodCare, na bazie którego operacje są w stanie na czas zrealizować zamówienia klientów i tym samym zapewnić serwis na najwyższym poziomie. Jedynie spójne zarządzanie wszystkimi
wymienionymi obszarami (tj. zarządzanie ukierunkowane na realizację tych samych celów w obszarze serwisu, terminów, kosztów całego przedsiębiorstwa) pozwala mówić o efektywnym zarządzaniu operacyjnym szczególnie w tak dynamicznym i wymagającym biznesie.

2. W jakim zakresie zarządzanie na poziomie operacyjnym wpływa na realizację długoterminowej strategii przedsiębiorstwa?

Jeśli mówimy o strategii i celach strategicznych firmy, mamy na myśli perspektywę wieloletnią. Mówimy tutaj –
w porównaniu z zarządzaniem operacyjnym – dość ogólnie o kierunku, w jakim firma będzie zmierzać w ciągu najbliższych 3–5 lat. Zarządzanie strategiczne ma za zadanie ukierunkowanie i określenie ram do działania dla zarządzania operacyjnego. Natomiast w przypadku zarządzania operacyjnego według mnie najdłuższa perspektywa czasu, jaką należy rozważać dla konkretnych planów, to rok. Zarządzanie na poziomie operacyjnym jest złożonym wykonaniem zarządzania strategicznego, wymaga wprowadzania innowacji również do procesów realizacji, elastyczności w reakcji na zmieniające się praktycznie z dnia na dzień zapotrzebowanie, ale i umiejętności przewidywania tych zmian oraz bycia gotowym na wdrażanie planów awaryjnych. W naszym przedsiębiorstwie zarządzanie operacyjne nie tylko ma istotny wpływ na analizę zasadności planu strategicznego, ale także racjonalizuje zarządzanie strategiczne. W rezultacie mówimy o codziennym kierowaniu firmą, tj. realizacji szeregu wcześniej zaplanowanych i możliwe powtarzalnych działań firmy, podejmowaniu decyzji wykonawczych na różnych szczeblach organizacyjnych w celu bieżącej realizacji długoterminowej strategii przedsiębiorstwa. W wyniku tego skuteczne i efektywne zarządzanie operacyjne jest jednym z kluczowych aspektów, które przesądzają o wysokiej konkurencyjności firmy.

3. Jakie zatem czynniki mają największy wpływ na efektywność procesu zarządzania operacyjnego?

O efektywności procesu zarządzania operacyjnego możemy mówić wówczas, gdy realizujemy podstawowe cele, które biznes stawia przed operacjami (np. terminowa realizacja dostaw, optymalizacja kosztowa w obszarze całych operacji mających wpływ na obniżenie jednostkowych kosztów produktów poprzez optymalizację kosztów, tj. produkcji, zakupów, zapasów materiałów/surowców, produktów, logistyki, oraz osiągnięcie najwyższej jakości produktów). Wymieniając według ważności najistotniejsze czynniki wpływające na efektywność zarządzania operacyjnego na pierwszym miejscu stawiam zespół. Właściwa struktura i współpraca ludzi na różnych szczeblach organizacyjnych pozwala na zbudowanie skutecznego i efektywnego planu operacyjnego.
Ponieważ sama jestem praktykiem, więc niezwykle cenię sobie opinie, doświadczenia i wskazówki od osób, które odniosły ponadprzeciętny sukces w biznesie. Przytoczę bardzo trafny z punktu widzenia zarządzania operacyjnego cytat z książki Richarda Bransona (brytyjskiego miliardera i właściciela Virgin Group) „Like a Virgin”: Siłą są ludzie. To prawdziwy motor każdego biznesu. Dobrzy ludzie nie tylko są kluczowi dla firmy, oni są firmą! Znalezienie ich, zarządzanie nimi, inspirowanie ich i zatrzymanie przy sobie to jedno z najważniejszych wyzwań, jakie stoją przed przywódcami biznesowymi, a to, czy uda ci się temu sprostać czy wręcz przeciwnie, na dłuższą metę odgrywa decydującą rolę w sukcesie i rozwoju Twojego biznesu. (…) Ci z pierwszej linii mogą zdecydować o sukcesie albo porażce biznesu.
Procesy – odpowiednio zdefiniowane, z wyznaczonymi celami i wskaźnikami oceny realizacji – to kolejny czynnik wpływający na efektywność zarządzania operacyjnego. Wspomniany wcześniej proces planowania i prognozowania sprzedaży uważam za najistotniejszy z punktu widzenia realizacji całego planu operacyjnego. Właściwy proces planowania zabezpiecza organizację i pozwala w sposób elastyczny i szybki reagować na zmieniające się otoczenie zewnętrzne i potrzeby wewnątrz organizacji. Oprócz zespołu i procesów istotny wpływ mają również skuteczna komunikacja oraz spójność w podejmowanych
przez zarząd firmy decyzjach.

4. Porozmawiajmy jeszcze o problemach zarządzania operacyjnego . Co najbardziej, z Pani perspektywy, przeszkadza w prawidłowym zarządzaniu i kontrolowaniu zadań?

Nie rozpatruję zarządzania operacyjnego w aspekcie problemów, lecz raczej wyzwań, jakie podejmuję każdego dnia w naszym przedsiębiorstwie. Podzieliłabym je na:
a) te związane z otoczeniem zewnętrznym, czyli zmieniające się warunki konkurencyjne i konieczność wyróżnienia operacji przedsiębiorstwa na tym tle właśnie, wzrastające wymagania klientów co do czasu realizacji zamówień, kompleksowości zamówień. Wzrasta również konieczność indywidualnego podejścia do każdego klienta, przez co optymalizacja czy unifikacja procesów w obszarze operacji jest bardzo dużym wyzwaniem. Mówimy tutaj również o konieczności zarządzania partnerami biznesowymi, tj. dostawcami, wykonawcami rozmaitych usług w bardzo dynamicznych i trudnych do przewidzenia realiach rynkowych;
b) te wewnątrz organizacji, tj. dynamika wprowadzania projektów innowacyjnych od pomysłu do realizacji operacyjnej w stosunkowo krótkim czasie, zmiany w procesach decyzyjnych i konieczność stosunkowo dużej elastyczności operacji, a na czele listy ludzie, gdyż operacje to zespół.
W mojej opinii największym wyzwaniem i trudnością, przed jaką staną w najbliższym czasie dyrektorzy operacyjni, jest zdecydowanie utrzymanie, zmotywowanie i zarządzanie zespołem w zmieniających się realiach na rynku pracy.

5. Jakimi narzędziami i technikami warto się wspierać podczas procesu zarządzania operacyjnego?

Niewątpliwie będą to odpowiednie narzędzia informatyczne, które mają na celu usprawnić zarządzanie operacyjne, owskaźnikować i mierzyć wydajność oraz efektywność procesów. Mam tu na myśli systemy do planowania sprzedaży i produkcji, które pozwalają w sposób statystyczny przedstawić dane do dalszej analizy i podejmowania decyzji oraz systemy do pomiaru wydajności operacyjnej. Mam też na myśli narzędzia i platformy usprawniające komunikację w organizacji. Bardzo pomocne będą ponadto dane rynkowe z uznanych źródeł, które pozwalają na antycypowanie zmian i przygotowanie operacji na czas.
Niezależnie od stosowanych technik i narzędzi wspierających powinniśmy pamiętać, że znaczenie i rola zarządzania operacyjnego w przedsiębiorstwach będą stale wzrastały. Prawdziwie konkurencyjne będą te z nich, które są w stanie w sposób bardziej efektywny transponować zarządzanie strategiczne w skuteczne zarządzanie operacyjne.

Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiał:
Stanisław Woźniak
Redaktor naczelny magazynu „Controlling i Zarządzanie”