Marta Celej
Prezes Zarządu spółki doradczej Create Value Sp. z o.o.

Decyzja o zainwestowaniu w system informatyczny nie należy do łatwych. Jeśli jednak ją podejmiemy, to zrobimy to w jednym celu – by nasze przedsiębiorstwo funkcjonowało lepiej. Często jednak nie zdajemy sobie sprawy z tego, że skuteczne wdrożenie takiego systemu to złożony proces, który nie rozpoczyna się w momencie zakupu licencji, lecz dużo, dużo wcześniej.

W swojej karierze przeprowadziłam wiele wdrożeń systemów informatycznych. Bardzo często spotykałam się również ze źle przeprowadzonymi wdrożeniami, które firmy próbowały robić na własną rękę. Najczęściej kończyło się to tym, że obsługa systemu, zamiast upraszczać procesy, dodatkowo je komplikowała, a użytkownicy mieli poczucie, że robią rzeczy niepotrzebne i pozbawione sensu. Na tym etapie zarządy często szukają pomocy profesjonalnego doradcy, niekiedy jednak sytuacji nie da się już uratować. Dlaczego zatem spotykamy się z tak dużą liczbą nieudanych wdrożeń? W artykule przedstawię najpoważniejsze błędy, które mogą „położyć” dobrze zapowiadające się projekty.

Błąd 1: Brak przygotowania

System informatyczny to nie tylko oprogramowanie. To zbiór wielu elementów współpracujących ze sobą niczym trybiki w zegarku: oprogramowania, infrastruktury technicznej, ludzi, organizacji (procesów, procedur, standardów) i wiedzy. Aby wybrać odpowiedni system i wdrożyć go tak, by spełniał nasze oczekiwania, musimy najpierw te oczekiwania określić, co wbrew pozorom nie jest sprawą prostą. Powinni zająć się tym najlepsi specjaliści z różnych obszarów działalności naszego przedsiębiorstwa. Powodzenie naszego przedsięwzięcia determinuje bowiem odpowiednie jego zaplanowanie. Stwórzmy zatem zespół projektowy złożony z osób, które w największym stopniu znają firmę oraz procesy, w obrębie których system będzie funkcjonował: controllera, kierowników działów, osoby odpowiadającej za jakość, przedstawiciela działu finansowego oraz personalnego czy szefa marketingu
Nie podejmujmy żadnych rozmów z dostawcami systemów, zanim nasz zespół nie dokona analizy potrzeb i wymagań, którą należy w pierwszej kolejności przedstawić dostawcom. Dobrym rozwiązaniem wydaje się zatrudnienie profesjonalnego doradcy, który razem z zespołem sporządzi taką analizę.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 3/2018 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 3/2018.