Anita Głowacka
controller finansowy/menedżer,wieloletni praktyk z zakresu wdrażania systemów controllingu do spółek produkcyjnych

Temat negocjacji handlowych stanowi jeden z najczęściej poruszanych w literaturze biznesowej. Jest o nim bardzo wiele publikacji fachowych. Jednak bardzo rzadko, jeśli nie wcale, porusza się zagadnienie negocjacji budżetowych. Zwłaszcza że stanowią one nieodzowny element procesu tworzenia budżetu przedsiębiorstwa. Warto zatem zapoznać się z niniejszym artykułem, by dowiedzieć się, jak wygląda proces negocjacji budżetowych, jakie są jego etapy, taktyki, zasady ustępowania lub od czego zależy skuteczność prowadzonych rozmów.

Ostatni kwartał każdego roku to czas, kiedy w jednostkach organizacyjnych wyznaczone i opracowane działania na przyszły rok obrotowy są przekładane na budżety. W procesie tym wykorzystuje się różne techniki i metody opracowania serii spójnych budżetów oraz połączenia ich w jeden budżet główny przedsiębiorstwa. Nad całością procesu budżetowania czuwa controller, który go koordynuje oraz dba o zapewnienie efektywnego zagospodarowania z reguły ograniczonych zasobów firmy poprzez ukierunkowanie decydentów na ustalone w strategii cele i zobowiązanie ich do wzięcia odpowiedzialności za wprowadzone do budżetu dane.

Budżetowanie jako metoda wewnętrznego, oddolnego planowania wymaga od controllera skonfrontowania jej wyników z wyjściowymi zamierzeniami zarządu. Często jednak zdarza się, że mimo wysiłku włożonego w nadzorowanie całości procesu budżetowania scalony budżet główny przedsiębiorstwa odbiega od założeń wyjściowych. Jest to wynik nadmiernego rozbudowania celów operacyjnych poszczególnych komórek organizacyjnych oraz nierzadko uwzględniania w budżecie interesów własnych ich właścicieli, które są sprzeczne z aktualnie realizowanymi celami firmy. W ich przekonaniu bowiem są one na tyle istotne, że powinny być zrealizowane w najbliższym roku budżetowym lub stanowić jeden z głównych nurtów rozwoju organizacji.

Controller musi więc ponownie przypomnieć hierarchię celów organizacji jako całości, rozmawiać o niej, wyjaśniać, przekonywać, argumentować, a więc negocjować, uwzględniając ich interesy oraz szanując ich przekonania i aspiracje, a jednocześnie dbając o interes firmy, jej pozycję i przyszłość.
Najsprawniej i najskuteczniej proces ten warto przeprowadzić, organizując w ściśle określonych ramach czasowych dla wszystkich szefów MPK oficjalne negocjacje budżetowe. Aby przeprowadzenie ich przyniosło pożądane rezultaty, powinny być odpowiednio zorganizowane.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 7/2015 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 7/2015.