Barbara Pawłowska-Folga
specjalista ds. finansowo-księgowych w Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Szczecinie

W ramach procesu planowania odrębny obszar stanowią koszty pracy. Obejmują one całokształt kosztów ponoszonych przez pracodawcę w związku z zatrudnieniem i rozwojem pracowników.  W  wąskim  ujęciu  koszty  pracy  są  utożsamiane  z  wynagrodzeniami  oraz narzutami występującymi po stronie pracodawcy. Natomiast w szerszym ujęciu zalicza się do nich dodatkowo: koszty szkoleń, koszty BHP oraz koszty socjalno-bytowe. Wielu praktyków zalicza do nich również koszty usług świadczonych przez dział kadr na rzecz pracowników oraz koszty ponoszone na rekrutację nowych pracowników. Koszty te lepiej jednak planować w odrębnych budżetach przypisanych działom zasobów ludzkich.

Koszty pracy zajmują istotną część kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo. Statystycznie przyjmuje się, że w przedsiębiorstwach produkcyjnych mogą zajmować nawet trzecie miejsce, jeśli chodzi o wartości wszystkich ponoszonych kosztów, a w przypadku przedsiębiorstw usługowych stanowią pozycję dominującą. Z tego względu ważna dla  wyniku  finansowego  jest  dokładność  ich  planowania. Warto  więc  tak  planować  te  koszty,  aby  nie  dopuścić  do powstania nadmiernych odchyleń. Oczywiście odchylenia mogą się pojawić na skutek np. nadgodzin, uznaniowych premii czy nieplanowanych podwyżek. Zaletą w przypadku kontroli tych kosztów jest fakt, że w zdecydowanej większości wszelkie przekroczenia są wynikiem bardziej decyzji administracyjnych niż zmian wymuszanych przez rynek. W związku z tym dokładność ich planowania i kontroli jest o wiele większa niż cen sprzedaży czy cen surowców.

Planowanie od zera
Czasami firmy przyjmują uproszczone podejście do planowania kosztów w oparciu o bazę historyczną. Plan na najbliższy okres jest sporządzany jako korekta historycznej bazy o  ustalony  z  zarządem  wskaźnik  procentowy.  Przykładowo firma zakłada wzrost zatrudnienia o X procent i utrzymanie dotychczasowego budżetu szkoleń. Nie zawsze jest to najlepsze rozwiązanie. Dobrą alternatywą jest planowanie kosztów pracy od zera. Wówczas zarówno planista, jak i kierownictwo jednostki mogą lepiej poznać naturę tych kosztów i potrzebę ich ponoszenia. Może okazać się, że utrzymywanie budżetu szkoleń na poziomie roku poprzedniego nie jest potrzebne, ponieważ kierownictwo nie widzi znaczących potrzeb w tym zakresie. Być może lepszym sposobem na podniesienie kompetencji pracowników będzie udział w projektach, co wymaga zwiększenia budżetu na delegacje. A jeśli mamy przeznaczać pieniądze na szkolenia, to warto określić, jakie szkolenia są potrzebne i jak przełożą się na wyniki firmy.

Takie podejście do planowania sprawia, że cały proces jest bardziej aktywny i angażuje osoby z różnych działów. Dzięki  temu  sam  dział  planowania  staje  się  nie  tylko  komórką przydzielającą zasoby, ale także partnerem biznesowym, który chce poznać potrzeby innych działów i wpływ tych potrzeb na wyniki firmy.

W dalszej części artykułu prezentuję najczęściej występujące  w  przedsiębiorstwach  koszty  pracy  i  możliwe  rozwiązania wykorzystywane w ich planowaniu.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 3/2015 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści trzeciego numeru czasopisma.