Małgorzata Maciągowska
Business Intelligence Consultant w Comarch SA

Arkusz kalkulacyjny to podstawowe narzędzie codziennej pracy wielu analityków i controllerów finansowych. Jakie są zatem powody, aby dodatkowo sięgać po narzędzia typu Business Intelligence?

Statystyki mówią, że liczba generowanych przez firmy i osoby prywatne danych rośnie o 40% każdego roku. Nawet jeśli obecnie przedsiębiorstwa analizują jedynie ułamek swoich danych (według badań – około 0,5%), nie zmienia to faktu, że często nawet ta ilość danych przytłacza swoim nadmiarem. Trudno wyobrazić sobie, aby gromadzić je za każdym razem w arkuszu kalkulacyjnym i jednocześnie wykonywać na nich normalne zadania controllera. Zwłaszcza że gromadzenie danych to także ich integracja, weryfikacja i przygotowanie do analiz.

ABY SKUPIĆ SIĘ NA SWOICH OBOWIĄZKACH…
W firmie posiadającej rozwiązania klasy Business Intelligence controller nie musi zdobywać i weryfikować danych oraz informacji od każdego działu w przedsiębiorstwie. Może skupić się na tym, co należy do jego właściwych obowiązków – na analizie i doradztwie kadrze zarządzającej. W związku z tym może swoją pracę wykonywać lepiej, nie traci czasu na zadania, które powinny być wykonane automatycznie. Każdy przyzna, że posiadanie wszystkich informacji w jednym miejscu jest wygodniejsze niż pracowanie na kilku (nawet świetnie przygotowanych i zagregowanych) arkuszach kalkulacyjnych.

Podobnie jest w kwestii alokacji kosztów czy budżetowania w firmie. Sposób rozbicia wydatków na poszczególne produkty, grupy produktów czy działy firmy od zawsze stanowił jeden z podstawowych problemów i wyzwań sfery finansowej przedsiębiorstwa. Poza sprawnością przeprowadzania alokacji istotna jest także możliwość dzielenia kosztów według większej liczby scenariuszy. Systemy IT przeznaczone do automatyzacji tego procesu dokonują automatycznego podziału wydatków według podanego przez controllera klucza rozliczeniowego w kilku prostych krokach. Po zdefiniowaniu, jakie koszty przypisujemy do których centrów kosztów i MPK, ustala się wartości, zgodnie z którymi aplikacja będzie dokonywać podziału – tym samym definiując klucz podziałowy. Przykładowo może to być rozbicie kosztów marketingu na poszczególne produkty, według warto-ści ich sprzedaży. Na tej podstawie narzędzie oblicza wielkość narzutu według klucza dla każdego z produktów. Jest to świetne rozwiązanie, które wspiera analityka – także podczas przygotowywania wielopoziomowego rachunku marż.

Integracja informacji w jednym miejscu ułatwia prowadzenie tego typu procesów, jednocześnie eliminując większość możliwości popełnienia błędu. Raz wprowadzone dane możliwe są do edycji jedynie przez użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami systemowymi. Dodatkowo przestajemy się zastanawiać, która z nadesłanych wersji jest aktualna, a także nie ma potrzeby weryfikowania, czy ktoś przypadkiem nie usunął zaszytej w arkuszu formuły.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 6/2015 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 6/2015.