Renata Łukasik
Dyrektor ds. oprogramowania i członek zarządu Macrologic SA

Gromadzone w przedsiębiorstwie dane przekładają się na informacje, które pozwalają podejmować trafne decyzje biznesowe, tworzyć plany możliwe do realizacji, na bieżąco monitorować działania i szybko reagować na odchylenia – a zatem pełnią kluczową rolę w efektywnym zarządzaniu. W dzisiejszej rzeczywistości ich ilość jest coraz większa, a wraz z tym rosną apetyty zarządów, by uzyskiwana w ten sposób wiedza była jeszcze bardziej użyteczna. Z drugiej jednak strony pojawia się obawa, że tak duża ilość informacji może być zbędna, bo zarządy nie mają czasu na ich analizę.

Istota problemu w zakresie skutecznego przetwarzania danych w wiedzę polega na właściwym ustaleniu, jakie informacje oraz kiedy i w jakiej formie są tak naprawdę potrzebne zarządowi. Ze względu na to firmy, dążąc do zwiększania efektywności działań, potrzebują również efektywnej informacji, czyli takiej, która jest skondensowana, odpowiednio wyselekcjonowana i na bieżąco dopasowywana do zmieniających się potrzeb informacyjnych zarządu.

SPRAWOZDANIA FINANSOWE DOBREJ JAKOŚCI

Pierwszym skojarzeniem związanym z informacją dla zarządu jest z pewnością sprawozdanie finansowe. Stanowi ono prezentację wyników i aktualnego stanu firmy za dany okres. To informacja dla inwestorów, właścicieli i innych odbiorców zewnętrznych na temat skuteczności firmy w wykorzystaniu jej zasobów w określonym przedziale czasu i w odniesieniu do przyjętej strategii. Z tego powodu sprawozdanie finansowe – mimo że nie może być narzędziem bieżącego zarządzania – jest bardzo istotnym podsumowaniem działalności zarządczej.

Rzetelne przygotowanie sprawozdania finansowego leży w interesie zarządu, bo to on odpowiada za prawidłowość opracowania raportu z wyników (w przypadku zaniedbań konsekwencje prawne mogą dotyczyć zarówno spółki, jak i samego zarządu). Poza zabezpieczeniem profesjonalnych służb księgowych warto więc pomyśleć o dodatkowych elementach organizacyjnych, takich jak wewnętrzna kontrola i audyt ewidencji oraz sposobów przygotowania sprawozdania. Nie mniej ważnym aspektem jest odpowiednie narzędzie informatyczne, które usprawni prace nad przygotowaniem sprawozdania poprzez wyodrębnienie niezbędnych danych, a także umożliwi wgląd w szczegółowe dane, potrzebne do wyjaśnienia lub potwierdzenia poszczególnych pozycji sprawozdania (np. podczas audytu zewnętrznego). Tym samym skutecznie wesprze firmę w sporządzeniu wyczerpującej i odpowiedniej informacji dodatkowej.

Dużym wyzwaniem jest przygotowywanie sprawozdań w grupach kapitałowych. Tu – poza sporządzeniem raportów jednostkowych – często dość żmudnym i narażonym na pomyłki procesem jest poprawna konsolidacja danych wraz z umiejętnym zastosowaniem mechanizmów kontrolnych (np. sprawdzenie wyłączeń operacji wewnątrz grupy czy prawidłowego ujęcia środków trwałych, które migrują w ramach grupy). W takich przypadkach korzystanie z narzędzi informatycznych jest istotnym wsparciem, które pozwala eliminować ryzyko błędów w raporcie.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 8/2015 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 8/2015.