Pobierz plik: KontrolaBudzetu

Wojciech Gardziński, Krzysztof Rumiński
trenerzy i szkoleniowcy, wieloletni praktycy Excela

W I części cyklu pt. „Procesy przetwarzania danych. Jak konsolidować rozproszone w firmie dane?” (nr 1/2015) opisaliśmy ideę konsolidacji danych rozproszonych po firmie, kluczowych dla zarządzania. W tym numerze magazynu pokażemy nieco bardziej złożony przykład – kompletny proces, którego wynik umożliwia pełną kontrolę wykonania budżetu. Potem już… tylko analizować np. tabelą przestawną.

Niech Was, Drodzy Czytelnicy, nie zwiedzie pozorna prostota przypadku. Można go zresztą rozwiązać jeszcze prościej. Ale chodzi nam również o poglądowość prezentacji rozwiązania, które ma już swoje referencje. Słuchacze naszych zajęć na studiach podyplomowych www.exc.ue.wroc.pl nie przegapili okazji i już zastosowali ten przykład w swojej firmie. Efekty są bardzo zachęcające. Tę oryginalną koncepcję proponujemy zamiast „sprytnego” nagrywania ręcznych przeklejek z różnych plików do arkusza Excela.
Przeciwstawiamy takiemu „tradycyjnemu” postępowaniu proces tworzenia Data Mart dla Analityka (DMA). Nienaganny informatycznie, a jednocześnie zrozumiały dla każdego controllera. Do swobodnej adaptacji, zależnie od potrzeb. Od zrozumienia idei do jego realizacji (a także świadomej modyfikacji i komplikacji) na elastycznej, standaryzowanej platformie tworzenia procesów. Jak szybko? W tydzień, zamiast – w typowych, profesjonalnych przypadkach – w rok. Własnymi siłami.
Prezentujemy tutaj proces zebrania danych z rozproszonych arkuszy budżetowych, przekształcenie tradycyjnych formularzy budżetowych w szeroką tabelę (czyli „odpiwotowanie”) tych danych, konsolidacja danych wykonania z wielu źródeł, uzgodnienie poziomu gradacji budżetu i wykonania, uwzględnienie słowników oraz zestawienie danych w sposób umożliwiający pełną kontrolę wykonania budżetu. Jest to proces całkowicie automatyczny, tworzący profesjonalną bazę danych na dowolnej platformie (tutaj – MS Access), standaryzowany, łatwy do adaptacji i rozbudowy.
Paczkę z gotowym rozwiązaniem można pobrać powyżej. W paczce tej znajdują się pliki. O tym, co z nimi zrobić, oraz ogólny opis danych przykładowych można przeczytać wewnątrz udostępnionego na stronie zasobu.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 2/2015 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści drugiego numeru czasopisma.