Roman Kotapski
projektant i wdrożeniowiec systemów budżetowania i controllingu, Prezes Zarządu MARINA Sp. z o.o.

Rozliczanie kosztów zleceń wewnętrznych w przedsiębiorstwach zawsze stanowiło problem. Mamy do dyspozycji różnorodne metody i zasady rozliczeń zleceń wewnętrznych. Jedną z nich jest pełne rozliczenie kosztów zgromadzonych na koncie działu, który te zlecenia realizuje. Podstawową wadą takiego rozwiązania jest to, że wszystkie koszty wygenerowane przez ten dział są rozliczane. Niezależnie od jego efektywności i wykorzystania zdolności produkcyjnych. Ponadto dział przyjmujący zlecenie w praktyce pozbawiony jest wpływu na koszty, którymi jest obciążany. W konsekwencji w przedsiębiorstwie powstają animozje na tym tle.

Innym rozwiązaniem jest zastosowanie z góry ustalonej stawki do rozliczeń zleceń wewnętrznych. W tym przypadku przyjmujący zlecenie wie, ile zapłaci. Jego problemem jest w tej sytuacji oszacowanie niezbędnej liczby godzin, w jakich zostanie ono zrealizowane. Przed potwierdzeniem realizacji zlecenia musi on zatem zweryfikować planowany czas pracy. Po jego wykonaniu najczęściej będą odchylenia, ale tym sposobem mobilizuje dział realizujący zlecenia do jego wykonania w określonym czasie. Po wykonaniu zlecenia odbiorca potwierdzi ten fakt w karcie zlecenia, co umożliwia działowi realizującemu zlecenie jego rozliczenie. Działa tu niejako zasada ,,podwójnego zapisu”. Zlecający potwierdza wykonanie zlecenia według zamówienia, które następnie dział realizujący może rozliczyć. Na koniec miesiąca lub dekady czy tygodnia, w zależności od przyjętych w przedsiębiorstwie terminów rozliczeń zleceń, kierownik działu przygotowuje rozliczenie z wykonania zlecenia i przekazuje je do działu księgowości. Obecnie najczęściej jest to droga elektroniczna. Zestawienie może wyglądać jak w tabeli 1, która została zamieszczona w wersji papierowej czasopisma.

Choć tabela 1 jest bardzo prosta i przejrzysta, jednak trzeba ustalić pewne zasady rozliczeń. Dotyczą one:
❙❙ zasad kalkulacji kosztów robocizny działu, który realizuje zlecenia,
❙❙ weryfikacji rzeczywistego czasu pracy na zleceniu,
❙❙ rozliczenia kosztów działu realizującego zlecenia,
❙❙ automatyzacji procesu rozliczeń.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 1/2016 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 1/2016.