Impel z rocznym przychodem 1,8 mld złotych jest największą w Polsce, działającą od ponad 25 lat, grupą spółek specjalizujących się w outsourcingu usług dla instytucji i przedsiębiorstw, notowaną od 2003 r. na GPW. Współpracuje z 60 tys. pracowników i współpracowników. Firma posiada ponad 7200 klientów korzystających z usług m.in. w takich obszarach, jak obsługa nieruchomości, bezpieczeństwo, outsourcing usług IT i obsługa procesów biznesowych (BPO).

Złożona i zdywersyfikowana działalność gospodarcza wymaga niezawodnych narzędzi analitycznych, pozwalających śledzić sprzedaż, przepływy finansowe i kondycję poszczególnych spółek grupy kapitałowej.
Na każdym szczeblu zarządzania konieczny jest stały dostęp do aktualnych informacji.
Działalność Impela obejmuje kilkadziesiąt spółek oraz 34 grupy produktowe w 13 liniach produktowych. Różnorodność prowadzonego w ramach naszej grupy kapitałowej biznesu wymaga szczególnych narzędzi kontroli pozwalających dostrzegać wszelkie zagrożenia oraz szanse związane z rozwojem biznesu w poszczególnych obszarach – mówi Liliana Sęk, dyrektor Biura Standaryzacji Informacji Zarządczej w Grupie Impel.

Dla Grupy Impel istotne jest, by narzędzia służące do analizy finansowej sprawdzały się na różnych poziomach zarządzania. Poszczególni menedżerowie potrzebują dostępu do danych, by swobodnie wykonać analizy. Utrudnieniem w realizacji tego celu były rozproszone źródła informacji. W spółkach Grupy Impel wykorzystuje się głównie system SAP, natomiast część spółek stosuje takie systemy, jak Comarch Optima, Symfonia, PROBIT oraz rozwiązania dziedzinowe.
Szybkość dostarczania informacji była niewystarczająca. Stało się jasne, że na poziomie całej grupy kapitałowej potrzebna jest platforma informacyjna dostarczająca dane w jednolity, spójny sposób. Jednocześnie narzędzie to powinno być przyjazne dla użytkownika, proste i komfortowe w obsłudze – mówi Paweł Musztyfaga, kierownik projektu.

Proces wyboru narzędzia

Rozwiązaniem potrzeb w zakresie dostępu do informacji zajął się specjalnie powołany do tego zespół, którego kierowanie zostało powierzone pracownikom działu controllingu. Takie rozwiązanie było optymalne, ponieważ służby controllingu mają największe doświadczenie w integracji danych. Trzon zespołu projektowego, który rozpoczął pracę nad projektem i do dnia dzisiejszego zajmuje się wsparciem wdrożonego rozwiązania,
liczy 7 osób.

Najważniejszą intencją przyświecającą zespołowi było, aby potrzeby użytkownika znalazły się w centrum uwagi,
a logika rozwiązania uwzględniała w pierwszej kolejności koncepcje i potrzeby biznesowe. Ważną zaletą rozwiązania stało się więc przeniesienie kompetencji technicznych na użytkownika.
Mieliśmy świadomość, że zarząd, który powinien być najbardziej zainteresowany wdrożeniem takiego narzędzia, nie będzie miał możliwości określenia swoich potrzeb, bo zazwyczaj korzysta on z już gotowych raportów wykonanych przez pracowników. Dlatego musieliśmy w inny sposób przygotować ścieżkę prowadzącą do wyboru i wdrożenia narzędzia. Pierwszym krokiem było zdefiniowanie potrzeb raportowych. Doradca Zarządu ds. Teleinformatyki Grzegorz Stasiak przygotował listę systemów mogących spełniać nasze oczekiwania. Ważne było również sprawdzenie ich rekomendacji rynkowych, czyli zajmowanych miejsc w rankingach – wspomina Liliana Sęk.

Na krótką listę trafiło kilka czołowych rozwiązań dostępnych na rynku, uwzględniających potrzeby Grupy Impel, które w późniejszym czasie zostały dokładnie sprawdzone na danych testowych.
Narzędzie musiało być bardzo elastyczne, ponieważ przetwarzało w szybkim czasie duże wolumeny danych
i w minimalnym stopniu wymagało zaangażowania informatyków
– stwierdza Liliana Sęk.

Kolejnym etapem prowadzącym do wyboru rozwiązania było przeprowadzenie wizyt referencyjnych. Pozwoliły one zdobyć wiele cennych informacji, ale ostateczna decyzja mogła zostać podjęta dopiero po przeprowadzeniu warsztatów z zespołem projektowym z wykorzystaniem danych źródłowych Impel. W ten sposób przetestowane zostały rzeczywiste możliwości narzędzia.
Zadania podjęli się konsultanci stb24 przy wsparciu Qlik-Tech Polska. Podczas 3-dniowych warsztatów podłączyliśmy całą kostkę controllingową z systemu SAP i przygotowaliśmy pierwsze wizualizacje. Warsztaty udowodniły, że nowe narzędzie umożliwia wykonanie wszelkich potrzebnych operacji i pozwala uzyskać dostęp do wszystkich danych w pożądany przez nas sposób. Mieliśmy już zatem wybrane wewnętrznie narzędzie, ale trzeba było do niego przekonać jeszcze użytkowników – w pierwszej kolejności zarząd. To zadanie również się udało – wspomina Liliana Sęk.

Wdrożenie i korzyści biznesowe

Wdrożenie rozpoczęto we wrześniu 2013 r. Aby zminimalizować okres przejściowy i problemy z dostępem do informacji konieczna była szybka implementacja oprogramowania.
Interdyscyplinarny zespół składający się m.in. z pracowników controllingu, administracji i HR przygotował
6 kluczowych aplikacji raportowych w zaledwie 6 miesięcy. W pracach tych uczestniczyli zarówno projektanci raportów, jak i osoby z biznesu. Udało się ustandaryzować raporty, uwzględniając potrzeby wszystkich stron
– tłumaczy Liliana Sęk. Obecnie w nowym narzędziu QlikView dostępne są 44 „raporty”. Wykorzystywanych jest około 800 licencji.
Wdrożenie zakończyło się powodzeniem, ponieważ stworzyliśmy narzędzie, z którego chcą korzystać użytkownicy końcowi i jest wykorzystywane do prowadzenia biznesu. Miarą sukcesu jest ciągle rosnąca statystyka wykorzystania raportów i to, że jesteśmy w stanie reagować na zmiany zarówno w środowisku wewnętrznym, jak i zewnętrznym (np. zmiany prawa) w bardzo szybkim czasie – mówi Liliana Sęk.

Dzięki wdrożeniu udało się odciążyć większość pracowników sporządzających raporty od działań polegających na obróbce i uzgadnianiu danych. Udało się także uniknąć wielu niedogodności związanych z mechaniką uzyskiwania danych końcowych i pozbyć się błędów merytorycznych powstających podczas przetwarzania danych przez użytkowników.
Przed wdrożeniem narzędzia IT etap przetwarzania danych zajmował pracownikowi czasami nawet kilka dni
w tygodniu. Obecnie osoba ta może zajmować się innymi zagadnieniami i wydajniej wykorzystywać swój czas pracy, a menedżerowie posiadają stały dostęp do aktualnych informacji. Szybszy dostęp do danych dzięki technologii in-memory to także efektywniejsze podejmowanie decyzji. Wykorzystywany przed wdrożeniem system działał wolno i dawał dostęp do znacznie mniejszej ilości informacji. Szczególnie trudne było zebranie danych z wielu systemów. Obecnie potrzebne dane mamy praktycznie natychmiast
– stwierdza Paweł Musztyfaga.

Wdrożone narzędzie pozwala na dostęp do danych „od ogółu do szczegółu”. Wchodząc w poszczególne pozycje użytkownik uzyskuje coraz więcej informacji dostępnych w jednym miejscu. Dzięki swym rozwiązaniom narzędzie stało się platformą komunikacyjno-raportową, na której dwóch lub więcej użytkowników może rozmawiać
i analizować dane. Użytkownicy ci mają na swoich ekranach dokładnie ten sam wgląd do raportu i mogą reagować jednocześnie. Spełnia to oczekiwania zarówno zarządu, jak i użytkowników rozproszonych po całej Polsce w oddziałach. Dzięki standaryzacji użytkownicy posługują się tymi samymi raportami, ale z różnym zakresem prezentowanych danych i o różnym stopniu szczegółowości, dostosowanym do stanowiska i uprawnień użytkownika. Wyboru danych w raporcie można dokonać w prosty sposób poprzez stosowanie filtrów. Wdrożone narzędzie pozwala przenosić wcześniej przygotowane filtry między raportami, co zdecydowanie przyspiesza pracę z narzędziem. Wśród 44 raportów są standardowe raporty: rachunek zysków i strat, bilans, należności, zobowiązania, ale również typowo zarządcze raporty analizy sprzedaży, zamówień, wyników na kontraktach, nakładów inwestycyjnych, zatrudnienia oraz płac.

Wnioski

W Grupie Impel wdrożono platformę QlikView Business Discovery wykorzystującą technologie przetwarzania danych w pamięci serwera zapewniające szybki i efektywny dostęp do raportów koniecznych do podejmowania decyzji na wszystkich szczeblach zarządzania każdej ze spółek.
Najważniejsze korzyści z wdrożenia to:
* dane dostępne od razu, pozwalają efektywnie podejmować,
* decyzje biznesowe dostarczając przewagi konkurencyjnej,
* uwolnienie pracowników od zadań związanych z tworzeniem raportów na rzecz pracy analitycznej,
* mniej błędów w raportach,
* więcej dostępnych informacji,
* dostosowanie zakresu dostępnych informacji do stanowiska użytkownika i posiadanych przez niego kompetencji,
* połączenie danych z wielu systemów w jednym miejscu.