Renata Łukasik
członek zarządu Macrologic SA , dyrektor ds. oprogramowania

Zarządzanie procesowe to kompleksowe wykorzystanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i systemów IT w celu określenia procesów, ich wizualizacji, pomiarów, kontroli, a w razie konieczności – również poprawy. Taki model zarządczy pozwala firmom konkurować z liderami na rynku. Świadomość procesowości wymusza też zmianę roli przywództwa w firmie. Szef przestaje być „strażnikiem” podwładnych, a staje się mentorem i coachem.

Wdrożenie podejścia procesowego w przedsiębiorstwie powinno przełożyć się na wzrost efektywności
jego działań. Często oznacza to skrócenie czasu realizacji wielu z tych działań oraz obniżenie ich kosztów. Organizacja zarządzana procesowo identyfikuje wszystkie realizowane przez nią procesy. Nie świadczy to jednak o tym, że wszystkie te procesy muszą być opisane i wsparte narzędziami informatycznymi. Każda firma ma pewien wachlarz kluczowych dla siebie procesów. Najczęściej są to te procesy, które wpływają na finanse firmy – dają oszczędności oraz możliwość wykorzystywania rezerw.

Samo wdrożenie zarządzania procesowego nie gwarantuje nam jeszcze sukcesu. Konieczne jest monitorowanie, kontrolowanie przebiegu procesów i – w miarę możliwości – ciągłe ich doskonalenie. Dopiero po spełnieniu tych warunków można uznać, że firma jest dojrzała procesowo. W skrócie można zatem powiedzieć, że firma jest na tyle skuteczna, na ile skutecznie realizuje swoje procesy biznesowe.

Zaawansowanie w „procesowości”

Dojrzałość procesowa to cel, do którego warto dążyć. Tylko dojrzałe i stabilne organizacje cieszą się mocną i ugruntowaną pozycją na rynku. Analizując zróżnicowanie w sposobie zarządzania w firmach, można wyróżnić 5-stopniową skalę dojrzałości procesowej. Najmniej dojrzałe są firmy, w których procesy przebiegają przypadkowo. Nie ma jasnego podziału ról w procesie. Zatem trudno tu przypisać konkretnym osobom odpowiedzialność za poszczególne działania.

O małej dojrzałości mogą mówić również organizacje, w których wprawdzie procesy są powtarzalne, ale nie zostały one w żaden sposób opisane. Nie ma jasno rozpisanych procedur. Procesy toczą się w sposób dla siebie naturalny i nie są sterowane. Klient składa zamówienie, więc jest ono realizowane – raz wolniej, raz szybciej.

Kolejnym stopniem dojrzałości procesowej mogą pochwalić się te firmy, w których procesy są nie tylko powtarzalne i zdefiniowane, ale również udokumentowane. Takie przedsiębiorstwa mają swój wypracowany i spisany sposób działania, zgodnie z którym realizują codzienne operacje i procesy.

Następnym wyznacznikiem zaawansowania firmy w zarządzaniu procesowym jest monitorowanie i mierzenie procesów – firma posiada opracowane odpowiednie mierniki, np. czasowe, dla każdego procesu. To pozwala śledzić, czy procesy przebiegają prawidłowo.

Organizacje o najwyższej świadomości procesowej nie tylko mierzą procesy, ale też nimi zarządzają. W takich przedsiębiorstwach procesy poddawane są ciągłemu doskonaleniu. Firmy, które chcą stać się organizacjami zarządzanymi procesowo, powinny pamiętać, że wdrożenie tego modelu zarządzania pociąga za sobą konieczność zmiany kultury organizacyjnej całej firmy – od prezesa i zarządu, po szeregowych pracowników.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 5/2016 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 5/2016.