Mariusz Górski
Key Account Manager, Controlling Systems

Zadaniem raportowania jest wspomaganie podejmowania decyzji, z którymi musimy się mierzyć w codziennej pracy. Wiele razy słyszałem od menedżerów z różnych przedsiębiorstw, że raporty, które otrzymują od controllerów, nic nie wnoszą do procesu podejmowania decyzji. Wynika to m.in. stąd, że wewnątrz organizacji występują silosy, czyli odrębne działy firmy, które mało o sobie wiedzą. Warto zacząć od pytania: w jakich decyzjach i kogo ma wspomagać konkretny raport? Jeżeli zatem raportowanie ma realnie wspomagać podejmowanie decyzji, to musi być przystosowane do odbiorców informacji.

Jeżeli mamy już opracowaną koncepcję raportowania w organizacji, to warto pomyśleć o tym, jak wizualizować informacje, by były czytelne, zrozumiałe oraz wspomagały przekaz. Tylko wartościowa informacja i jednocześnie przekazana w czytelny sposób będzie pomocna dla menedżera.

Dobre praktyki komunikacji

Niezwykle istotne jest przedstawienie najważniejszych informacji w taki sposób, by były czytelne oraz skupiały uwagę na istotnych kwestiach. Rosnąca ilość danych gromadzonych w systemach ewidencyjnych skłania do tworzenia bardzo szczegółowych raportów. Takie podejście może mieć negatywny skutek w postaci przeładowania informacyjnego, a dostarczany raport przestanie być zrozumiały dla menedżera, który podejmuje decyzje.

Ważne jest to, by mieć pomysł, w jaki sposób przygotowane dane przedstawić odbiorcy. Warto skorzystać z dobrych praktyk w zakresie komunikacji, które są opracowywane m.in. przez stowarzyszenie IBCS-A (International Business Communication Standard Association). Oto kilka zasad, które rekomenduje IBCS-A.

Przygotowując graficzną prezentację danych w postaci aktywnych dashboardów lub sztywnych raportów, należy wziąć pod uwagę kilka podstawowych kwestii:
❙❙ percepcję wizualną człowieka,
❙❙ używanie odpowiednich kolorów i kształtów,
❙❙ używanie odpowiednich wykresów.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 3/2018 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 3/2018.