Roman Kotapski
Projektant i wdrożeniowiec systemów budżetowania i controllingu, Prezes Zarządu MARINA Sp. z o.o.

Budowa systemu budżetowania nie jest zadaniem łatwym. Jednym z podstawowych problemów jest konstrukcja i zawartość budżetu operacyjnego oraz budżetów cząstkowych, które się na niego składają. Choć często mówi się o budżetowaniu, że jest zbyteczne, uporczywe itp., niemniej czy można nie planować i nie kontrolować działalności podmiotu gospodarczego. Trzeba, tylko kwestia, jak to zrobimy.

Automatyzacja wielu ,,ręcznych” procesów planistycznych, a później kontrolnych wymaga rzetelności danych, w tym ich strukturalizacji. Inaczej nawet najlepszy system Business Intelligence czy Data Discovery nie pomoże. Przekłada się to m.in. na sposób prezentacji kosztów działalności podmiotów gospodarczych. W niniejszym artykule problem prezentacji kosztów w budżecie został przedstawiony na przykładzie budżetu szpitala.

Budżet kosztów z uwzględnieniem kosztów rodzajowych

Najczęściej budżet kosztów, a raczej plan kosztów, przedstawiany jest w układzie rodzajowym kosztów. Zazwyczaj plan ten prezentowany jest na potrzeby sporządzenia rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym. Wynika to z wieloletniej praktyki przedstawiania sprawozdań finansowych wewnętrznych oraz podmiotów zewnętrznych, np. nadzoru. Trudno jednak w tym przypadku mówić o budżecie kosztów na potrzeby zarządzania podmiotem.

Przedstawienie działalności szpitala według układu rodzajowego kosztów, który pod względem organizacyjnym jest rozbudowany (m.in. posiada kilka oddziałów szpitalnych, pracownie diagnostyczne, laboratorium czy specjalistyczną przychodnię zdrowia), niewiele wnosi do wiedzy zarządzających. Takie zestawienie czy budżet kosztów przedstawia tylko łączne koszty działalności szpitala. Układ ten może być mniej lub bardziej rozbudowany. Najczęściej w ramach głównych pozycji kosztów rodzajowych dodatkowo wyodrębnia się główne pozycje kosztów, np. zużycie leków, zużycie energii elektrycznej, wynagrodzenia pracowników i pochodne, usługi obce dotyczące świadczonych przez lekarzy i pielęgniarki usług czy inne pozycje istotne dla danej jednostki. Dane z budżetu kosztów rodzajowych są niezbędne do sporządzenia planowanego rachunku zysków i strat, który jest elementem budżetu finansowego szpitala. Niemniej na potrzeby zarządzania szpitalem czy innym podmiotem leczniczym jest on mało przydatny.

Z takiego układu budżetu kosztów nie dowiemy się, jakie są koszty działalności np. poszczególnych oddziałów szpitalnych, zakładu diagnostyki obrazowej, utrzymania budynków szpitala, laboratorium. Trudno wtedy określić rzeczywiste wyniki poszczególnych obszarów działalności szpitala. Stąd też należy w szpitalu wyodrębnić ośrodki odpowiedzialności za koszty i miejsca powstawania kosztów. Jest to punkt wyjścia do opracowania budżetu kosztów z uwzględnieniem istotnych – z punktu widzenia zarządzania szpitala i ponoszonych kosztów – ośrodków odpowiedzialności za koszty.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 2/2020 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 2/2020.