Pełen spis treści numeru (31) /2019

29 sierpnia 2019

O TYM SIĘ MÓWI
Wywiad z Witoldem Kilijańskim: Nowoczesne narzędzia IT wspierające controlling
Za nami XIII Kongres ICV POLSKA (CIA 2019)
Miasta cieszące się największym zainteresowaniem inwestorów

WYMIANA DOŚWIADCZEŃ
Iwona D. Bartczak
Lepsza współpraca ludzi i trafniejsze decyzje biznesowe – jak to osiągnięto w Veolii?
Tomasz Ćwieląg, Piotr Słomianny
ykorzystanie systemów informatycznych typu Data Discovery w zarządzaniu w MPWiK SA we Wrocławiu

CONTROLLING I RACHUNKOWOŚĆ ZARZĄDCZA
Paweł Musiał
15 lat specjalizacji w controllingu
Roman Kotapski
Koszty zbiorowego odprowadzania ścieków w przedsiębiorstwie wodociągowo-kanalizacyjnym
Natalia Kucharska, Adam Kucharski
Dobre praktyki konsolidacji zarządczej i statutowej, czyli zamień Excela na controllera (w konsolidacji)

RACHUNKOWOŚĆ I SPRAWOZDAWCZOŚĆ FINANSOWA
Krystyna Szydłowska
Obowiązki dotyczące tworzenia dokumentacji w zakresie transakcji realizowanych z podmiotami powiązanymi w 2019 r.

RAPORTOWANIE
Piotr Biliński
Sezon na raportowanie – część III

OPTYMALIZACJA KOSZTÓW
Jacek Kaliński
Prąd – kalkulacja ceny

PLANOWANIE DZIAŁALNOŚCI
Paulina Hejducka
Narzędzia informatyczne to aktywne wsparcie przedsiębiorstwa – studium przypadku planowanie personelu

WSPARCIE TECHNOLOGICZNE
Tomasz Wrzesiewski
Dane w czasie rzeczywistym w zarządzaniu projektami, bez znacznej inwestycji w system IT

PRZY KAWIE…
Agnieszka Wnukowska
Z pamiętnika handlowca…

Wywiad: Nowoczesne narzędzia IT wspierające controlling

controlling
system controllingowy
system informatyczny

Pięć pytań do… Witolda Kilijańskiego, prezesa Zarządu NewDataLabs

1. Podczas wydarzeń branżowych z obszaru finansów i controllingu wiele uwagi poświęca się obecnie automatyzacji procesów controllingowych, zwłaszcza z wykorzystaniem narzędzi informatycznych. Występujący na nich prelegenci podkreślają, że controlling bez odpowiedniego wsparcia takim narzędziem właściwie nie ma racji bytu. Spróbujmy na początek postawić kropkę nad „i” i udokumentować zasadność inwestowania w porządne oprogramowanie do controllingu.

Rozróżnijmy dwie rzeczy. Czym innym jest automatyzacja procesów w firmie (nie tylko controllingowych, ale wszelkich), a czym innym ich analiza i optymalizacja. Rynek tzw. robotów software’owych rozwija się teraz bardzo dynamicznie, dostawcy tych narzędzi prezentują się na bardzo wielu imprezach branżowych, tyle że to… nie są narzędzia controllingowe. Automatyzuje się (a przy okazji mocno przyspiesza) za ich pomocą wiele rutynowych, powtarzalnych czynności, jak np. zakładanie kartotek pracowniczych, księgowanie dokumentów, przygotowanie przelewów itp. Ale to są zwykle procesy księgowe, kadrowe czy logistyczne, które generują dane dla controllingu, ale nie są controllingowe same z siebie.
Controlling służy do tego, by optymalizować biznes, czynić go coraz bardziej rentownym i wartościowym. Wnioskiem z analiz controllera może być automatyzacja części procesów – ale na razie trudno zastąpić rozum i kreatywność człowieka. To tyle o robotach.
Innym wątkiem jest informatyczne wsparcie controllera w jego pracy. Coś, co pozwoli lepiej zobaczyć i zrozumieć dane. Zobaczyć odchylenia i zidentyfikować ich przyczyny, znaleźć szanse. Tu widzę dwie główne grupy potrzeb (i narzędzi) – miałem do czynienia z jedną i drugą:
a) potrzeba sprawnego, szybkiego i samodzielnego przeanalizowania danych pochodzących z różnych źródeł i pokazania ich odbiorcom w zrozumiały sposób (100% firm).
b) potrzeba obsłużenia procesów planowania i prognozowania w firmie i porównania planów z wykonaniem (może 20% firm).
Obie ewoluują – od czasu pojawienia się narzędzi, takich jak Tableau, możliwości realizacji potrzeby „a” wzrosły niepomiernie i controllerzy po prostu muszą je mieć. Dzięki temu są kilka razy bardziej wydajni, obiektywni i wiarygodni dla tzw. biznesu.
Potrzeba „b” jest znacznie bardziej wyrafinowana i mam wrażenie że wraz z upowszechnianiem się podejścia beyond budgeting cokolwiek odchodzi do historii. Firmy zauważyły, jak pracochłonne jest zrobienie szczegółowego budżetu, jak mała szansa, że się „zejdzie” z wykonaniem. A sytuacja, gdy budżet kosztów zrealizujemy w 99%, a przychodów w 79%, może być naprawdę groźna i zdarza się częściej niż myślimy. Znacznie ważniejsza w dzisiejszych czasach jest umiejętność sprawnego reagowania na to, co niesie rynek – „zwinność”. Dlatego coraz częściej wyznaczamy „kilka głównych liczb”, kierunkowych wskaźników i skupiamy się na zbudowaniu zestawu wskaźników KPI, przy których realizacji wyjdziemy na żądane parametry finansowe. A to z kolei – z informatycznego punktu widzenia – prowadzi nas do potrzeby „a”.

2. Rynek narzędzi IT do controllingu w ostatnich latach bardzo dynamicznie się rozwijał. Jak Pan ocenia jego obecny stan?

Rozwija się nadal i nieustannie się zmienia. Tracą na znaczeniu rozwiązania oparte na tradycyjnym, „ciężkim” podejściu do projektu, sztywnych strukturach danych typu OLAP, hurtowniach danych „o wszystkim” budowanych przez lata. Większość projektów ma charakter zwinny, efekty pojawiają się znacznie szybciej i łatwiej rekonfigurować narzędzie. Tak jak wspomniałem, tracą też znaczenie tradycyjne narzędzia do budżetowania – z przyczyn opisanych powyżej. Modne stają się narzędzia do budowy kokpitów menedżerskich – tu przestroga: sporo jest narzędzi do „malowania” dashboardów, których modyfikacja może być bardzo pracochłonna. Dobre narzędzie dla controllera służy do wizualnej analizy danych, nie tylko do ich wizualizacji. To niuans, ale ważny. Dashboard powinien być mocno interaktywny i dawać tzw. flow w analizie danych, opowiadać historię, nie tylko pokazywać jakiś statyczny stan na określony moment. Jeszcze 2 lata temu nikt nie chciał z nami rozmawiać o rozwiązaniach „w chmurze” – dziś to mniej więcej połowa naszych projektów. Ważne jest jeszcze jedno – wielcy dostawcy, tacy jak SAP, Microsoft czy Oracle, budują własne „chmurowe ekosystemy” informatyczne (a centralnym punktem ich strategii staje się maksymalne „uwikłanie” klientów w takie narzędzie, ze względu na wielkość LTE, którą biorą pod uwagę analitycy giełdowi wyceniający wartość tychże firm – w ostatnich latach firmy o największej kapitalizacji na rynkach rozwiniętych to właśnie takie „ekosystemy”, jak Google, Facebook, SAP, Apple czy Microsoft). Dostawcy specjalistyczni, jak Tableau czy Qlik, mają strategię bycia „informatyczną Szwajcarią”, która zintegruje się z każdym rozwiązaniem – i w dłuższym horyzoncie będzie mniej „uzależniającym” i generującym więcej wartości dla Klienta rozwiązaniem. Sporo kontraktów na rynku IT – zwłaszcza tych z wielkimi dostawcami – ma postać umów ramowych, w których klient „w hurcie i w ciemno” kupuje całą paletę rozwiązań danego dostawcy – niekoniecznie najlepszych na rynku i najbardziej pasujących do jego potrzeb…

3. Jakie rysują się trendy na tym rynku na najbliższe lata?

Na pewno „chmura”. Na pewno mobilny dostęp do aplikacji – tym samym dostęp dla coraz szerszej grupy użytkowników (już dziś handlowcy naszych klientów oglądają na swoich smartfonach dashboardy typu „360 stopni” przed wejściem na spotkanie z klientem). Na pewno odejście od drobiazgowego budżetowania na rzecz monitorowania najważniejszych KPI. I coś jeszcze – bardzo ciekawy trend do wymiany danych z partnerami biznesowymi (dostawcami, odbiorcami, franczyzobiorcami, dystrybutorami itp.). To daje olbrzymią, zupełnie nową wartość dodaną w relacjach biznesowych. Jeden z naszych klientów dzięki zbudowaniu rozwiązania monitorującego stany magazynowe i sprzedaż jego produktów w kanale tradycyjnym zwiększył swoją sprzedaż w tym kanale o ponad 40%. Jego dystrybutorzy też – klasyczna sytuacja „win-win”. Do tego bardzo ciekawy trend do monetyzacji danych, czyli znalezienia w nich wartości w zupełnie nowy sposób. I nie chodzi tu o jakieś prymitywne sprzedawanie baz danych klientów itp. (w dobie RODO to zresztą prawie niewykonalne). Chodzi o to, że jeśli np. jesteśmy operatorem telefonicznym, to wiemy, w jakich obszarach miasta duża liczba telefonów loguje się do sieci na dłużej niż 30 minut – a to są potencjalnie ciekawe lokalizacje sklepów czy punktów usługowych. Nie mówiąc już o tym, że mając taką infrastrukturę, możemy np. bezobsługowo pobierać płatności przykładowo za przejazd autostradą (tak już się dzieje na Słowacji – ale to temat na zupełnie inną opowieść…).

4. Mimo tak dynamicznego rozwoju rozwiązań informatycznych do controllingu wciąż nieśmiertelny jest arkusz kalkulacyjny Excel. Wielu controllerów przyznaje, że – mimo postępującej informatyzacji przedsiębiorstwa – nadal stanowi on podstawowe wsparcie w ich codziennej pracy. Jak Pan myśli, z czego to wynika?

To proste – sam korzystam z Excela kilka razy dziennie. Excel jest supernarzędziem, gdy przeliczamy dane na poziomie komórek (czyli przysłowiowe A1 * B2). Jest łatwy, wydajny, prosty i niezwykle elastyczny. Jest nawet niezłym narzędziem do wprowadzania danych w układzie tabelarycznym czy prostych analiz ad hoc, modeli itp. Bardzo łatwo jest w Excelu dane sobie „ręcznie poprawić” czy „doczyścić”. To jego spora zaleta użytkowa – i wada jednocześnie. I w sumie chyba to przesądza o jego popularności.
Schody zaczynają się tam, gdzie „nie dociera” spora część użytkowników (albo po drodze kończą im się kompetencje i potrzeby), czyli przy działaniach na poziomie zbiorów danych, zwłaszcza dużych zbiorów. Excel nie jest bazą danych – trudno w nim zapewnić takie funkcje, jak uprawnienia, wielodostęp czy automatyczne odświeżanie danych. Excel nie jest narzędziem do wizualnej analizy danych – jest tam ciąg technologiczny: „Dane – Tabelka – Wykres”. Tak po prostu jest. I ma to sporo konsekwencji w codziennej pracy. W całym „ekosystemie” Microsoftu logika budowy wizualnej analizy jest taka, że na początku wybieram typ wizualizacji, potem dobieram do niego dane. Podczas gdy użytkownik zwykle chciałby najpierw zdecydować, co chce przeanalizować, a potem dobrać sposób, w jaki chce to pokazać…

5. Podsumowując, jak zatem zdefiniowałby Pan dziś nowoczesny system informatyczny do controllingu?

Powinien być bardzo elastyczny, wydajny, bezpieczny, stabilny, dawać możliwość łatwego przejścia od ogółu do szczegółu, integrować się z dowolnym źródłem danych, pracować zarówno w trybie „cloud”, jak i w naszej infrastrukturze, dawać możliwość pracy mobilnej na dowolnej platformie (w praktyce iOS i Android), działać na Windows i/lub Linux, a przy tym wszystkim oferować użytkownikom analizy pokazane w piękny wizualnie sposób. A wybrane dane móc wyeksportować… do Excela.

Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiał:
Stanisław Woźniak
redaktor naczelny magazynu „controlling i Zarządzanie”

Lepsza współpraca ludzi i trafniejsze decyzje biznesowe – jak to osiągnięto w Veolii?

szyna integracyjna IT

Iwona D. Bartczak
Szefowa Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”, partner Business Dialog, menedżer programu Digital Finance Excellence

Szynę integracyjną w Veolii zbudowano jako jedną ze składowych inteligentnej sieci ciepłowniczej. Projekt inteligentnej sieci ciepłowniczej nie tylko przyniósł efekty w postaci nowoczesnej infrastruktury informatycznej, ale również wpłynął na powstanie sprawnej organizacji biznesowej, otwartej na świadczenie nowoczesnych usług, która wpisuje się w działania miasta budującego Zieloną Stolicę.

Warszawa ma jedną z największych sieci ciepłowniczych w Europie: prawie 1800 km, 20 000 węzłów, 23 000 ciepłomierzy. Z jednej strony tak rozległa sieć generuje ogromne ilości potencjalnie niezwykle pożytecznych danych, a z drugiej – stanowi nie lada wyzwanie, jeśli chodzi o zarządzanie nią, sprostanie potrzebom klientów, rozliczanie, likwidację awarii itd. Zarząd Veolii od dawna zdawał sobie sprawę, że sprawne przetworzenie tych danych i ich dystrybucja bardzo ułatwiłyby efektywne zarządzanie siecią, a także stworzyły fundament pod przyszłe usługi dla klientów. Aby to uzyskać, należało najpierw zoptymalizować pewne procesy w firmie oraz zintegrować systemy informatyczne obsługujące poszczególne obszary.

SZYNA INTEGRACYJNA

Sama integracja IT nie tworzy nowych przychodów w firmie, nie generuje też wielkich oszczędności, trudno więc uzyskać biznesowe uzasadnienie niebagatelnego kosztu takiego projektu. Jednak bez niej niemożliwe byłyby kolejne etapy tworzenia Inteligentnej Sieci Ciepłowniczej, rokującej już poważny efekt ekologiczny i ekonomiczny. Zatem projekt ruszył dopiero wtedy, gdy pozyskano środki z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska. Zrealizowano go we współpracy ze spółką Sygnity Business Solutions, która dostarczyła kompetencje w zakresie modelowania procesów i technologię szyny integracyjnej.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 5/2019 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 5/2019.

Wykorzystanie systemów informatycznych typu Data Discovery w zarządzaniu w MPWiK SA we Wrocławiu

Data Discovery
system informatyczny

Tomasz Ćwieląg, Piotr Słomianny
MPWiK SA we Wrocławiu

W dzisiejszych czasach trudno wyobrazić sobie zarządzanie firmą bez posiadania danych, na podstawie których powstają analizy, a w konsekwencji podejmowane są decyzje. Każdego dnia na świecie przybywają niezliczone ilości danych. przykładowo przypatrzmy się statystykom popularnych serwisów internetowych. W ciągu niespełna godziny serwery jednej z najpopularniejszych przeglądarek internetowych przetworzą ponad 70 mln zapytań…

W tym samym czasie na Facebooku pojawi się ponad 4,2 mln zdjęć, a na serwisie YouTube będziemy mogli obejrzeć 8000 godzin nowych filmów. Branża wod.-kan. także generuje coraz więcej danych. Jednym z przykładów mogą być odczyty z wodomierzy, które są przesyłane do hurtowni danych z ponad 60 tysięcy urządzeń, a każdy z nich zawiera kilkanaście zmiennych. Wraz ze stanem licznika przekazywane są dodatkowe informacje o: naruszeniu magnetycznym lub mechanicznym, blokadzie licznika, wycieku, nadmiernym przepływie, wysokim zużyciu, niskim przepływie, alarmie przepływu wstecznego, niskim stanie baterii nakładki przekazującej dane. Wszystkie wymienione źródła codziennie dostarczają dane, które mogą nieść wiele korzyści dla organizacji.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 5/2019 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 5/2019.

15 lat specjalizacji w controllingu

system controllingu
system informatyczny

Paweł Musiał
Członek Zarządu w Controlling Systems Sp. z o.o.

W 2018 r. minęło 15 lat działalności firmy Controlling Systems. Przed założeniem firmy zauważyliśmy na rynku pewną niszę i postanowiliśmy ją zagospodarować. dziewięć osób, z różnymi, uzupełniającymi się kompetencjami, bez wielkich funduszy zbudowało dobrze funkcjonujący biznes. Koncentracja na wąskim obszarze, jakim wówczas wydawał się controlling, wysokie kompetencje i postawienie klienta w centrum dało efekt. W ciągu kilku lat zaufało nam 50 klientów. dzisiaj jesteśmy dumni ze współpracy z blisko 200 przedsiębiorstwami z różnych branż, polskimi firmami, korporacjami, dużymi, średnimi i małymi.

Doświadczeniem z budowy rozwiązań controllingowych, z których korzysta dzisiaj ponad 300 controllerów i kilka tysięcy menedżerów, a także ze współpracy z controllerami w ramach stowarzyszenia ICV, postanowiłem się podzielić w niniejszym artykule.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 5/2019 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 5/2019.

Dobre praktyki konsolidacji zarządczej i statutowej, czyli zamień Excela na controllera (w konsolidacji)

konsolidacja statutowa
konsolidacja zarządcza

Natalia Kucharska, Adam Kucharski
KUCHARSCY CONSULTING

Artykuł przedstawia pięć przykładów dobrych praktyk z perspektywy globalnej, a zarazem pięć obszarów pożądanych zmian w procesie konsolidacji zarządczej i statutowej z perspektywy lokalnej. Wykaz obszarów wymagających usprawnień powstał w wyniku praktycznych doświadczeń i obserwacji autorów, poczynionych w trakcie wdrażania oprogramowania do konsolidacji IBM Cognos Controller w polskich grupach kapitałowych. Omówione przypadki uwzględniają również dobre praktyki stosowane przez ponad 1000 grup kapitałowych z 60 krajów, które stosują oprogramowanie IBM Cognos Controller w procesach kalkulacji skonsolidowanych danych na potrzeby zarówno zarządcze, jak i statutowe. Główne tezy artykułu zostały zaprezentowane na XXVII Kongresie Controllerów, który odbył się 13–14 czerwca 2019 r. w Sopocie.

Usprawnienie procesów konsolidacji zarządczej i statutowej w grupach kapitałowych o krajowym i globalnym zasięgu jest wymogiem chwili. Proces raportowania w grupach kapitałowych – mimo swojej złożoności – jest wysoce podatny na zastosowanie dedykowanych rozwiązań informatycznych, co pozwala na jego znaczną (nieraz całkowitą) automatyzację. Podatność na automatyzację procesów na poziomie grupy kapitałowej jest oczywiście sprawą indywidualną i zmienia się w zależności od konkretnego modelu biznesowego oraz dotychczasowego stopnia standaryzacji i integracji procesów sprawozdawczych na poziomie jednostkowym. Niemniej jednak każda organizacja może wykorzystać doświadczenia innych grup kapitałowych, przede wszystkim zagranicznych (mają dłuższy staż biznesowy) i zastosować globalne rozwiązania informatyczne do zaadresowania swoich potrzeb w zakresie konsolidacji i raportowania.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 5/2019 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 5/2019.

Narzędzia informatyczne to aktywne wsparcie przedsiębiorstwa – studium przypadku planowanie personelu

Paulina Hejducka
Marketing Manager w firmie Solemis Group Sp. z o.o.

Budżetowanie i zarządzanie finansami na przestrzeni lat staje się kluczowymi funkcjami nowoczesnych przedsiębiorstw. Bez odpowiednich narzędzi informatycznych i modelowych rozwiązań firmy nie są w stanie poradzić sobie z finansowaniem rozwoju, rosnącą z każdym miesiącem konkurencją na rynku, a tym samym przetrwaniem…

Kluczową zaletą wdrożenia systemów informatycznych wspomagających budżetowanie jest automatyzacja prac, która przede wszystkim oszczędza czas specjalistów ds. finansów oraz daje im pewność panowania nad procesami. Ponadto – co bardzo ważne – umysł ludzki nie jest nieomylny i nie jest w stanie zapamiętać ogromnych ilości danych spływających codziennie do działów finansowych. Dlatego tak ważne jest, aby zastępować te elementy narzędziami informatycznymi, które w porę będą wychwytywać błędy i informować o nieprawidłowościach.

DLACZEGO SPECJALIŚCI FINANSOWI PRZYGOTOWUJĄ BUDŻET ROCZNY?

Obecnie częstym scenariuszem powtarzającym się w przedsiębiorstwach jest obraz specjalisty ds. finansów, który przygotowuje szczegółowe budżety roczne, aby dzięki temu osiąg nąć jeden lub więcej celów.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 5/2019 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 5/2019.