Patronat medialny magazynu Controlling i Zarządzanie!

Wraz z postępującą digitalizacją działalności biznesowej zmienia się rola cotrollera finansowego. Z jednej strony musi sprostać wyzwaniu umiejętnego wykorzystania coraz większej ilości dostępnych danych, z drugiej powinien nabywać coraz większej biegłości w posługiwaniu się nowymi technologiami. Środowisko ekonomiczne staje się coraz bardziej złożone, w analizach trzeba uwzględniać coraz wiekszą ilość różnorodnych czynników. Bez odpowiednich narzędzi informatycznych jest to coraz trudniejsze, czasami staje się wręcz niewykonalne. Takie wnioski płyną z wystąpień i dyskusji podczas konferencji „Financial Controllig Forum. Jak dzięki nowoczesnym narzędziom wydobyć potencjał controllingu?”.

W controllingu i finansach coraz ważniejsza staje się umiejętność integracji danych i wydobywania z nich najważniejszych dla firmy informacji. To one stanowią podstawę do wyciągania istotnych z biznesowego punktu widzenia wniosków. W tym procesie coraz ważniejszą role odgrywają nowe technologie. „Cotroller staje się strategiem biznesowym o coraz większych umiejętnościach cyfrowych. Wiedza o tym, jak stosować nowe technologie w firmach staje się najważniejsza. Narzędzia informatyczne pozwalają bowiem kreować nowe wartości, nieosiągalne w tradycyjnym modelu działalności. To wymaga jednak nieustannego kształcenia i pogłębiania wiedzy” – podkreślał w wystąpieniu inaugurującym Financial Controlling Forum Jakub Bejnarowicz, dyrektor regionalny na Europę w CIMA (The Chartered Institute of Management Accountants).

Jego zdaniem, controlling musi przejść do kreowania wartości dla organizacji, z centrum kosztów musi stać się centrum wartości. Dla dokonania tej przemiany niezbędne są narzędzia informatyczne. Najtrudniejszym elementem transformacji cyfrowej nie jest jednak technologia lecz socjologia: jak przekonać ludzi, że warto poprawić biznes dzięki nowym technologiom. „Sztuczna inteligencja czy robotyzacja procesów biznesowych nie stanowią zagrożenia dla specjalistów, nie zmniejszą ich znaczenia. Będą nadal potrzebni do pogłębiania wniosków z analiz i komunikowania ich innym. Maszyna tego nie zrobi, tylko człowiek” – przekonywał Jakub Bejnarowicz.

Informacja według potrzeb

Wyzwaniem dla controllerów i finansistów jest nie tylko rosnąc ilość danych, zmienia się także ich charakter. „Na początku analitycy mieli do dyspozycji tylko dane księgowe. Potem pojawiły się dane z systemów ERP czy CRN. Teraz dochodzą również dane z urządzeń, dane meteorologiczne, społeczne, dane ze stron internetowych. Firmy wymieniają także duże ilości danych z kontrahentami i dostawcami. Najważniejszym zadaniem staje się sensowne wykorzystanie tych wszystkich dostępnych danych” – zwracał uwagę Witold Kilijański, prezes zarządu NewDataLabs. Nie chodzi już o to, by zastanawiać się, jak zbierać dane, lecz o to by wiedzieć komu na jakie pytanie chcemy na ich podstawie odpowiedzieć.

Dzięki współczesnym narzędziom analitycznym jesteśmy w stanie zobaczyć dane w różnych kontekstach i w różnych ujęciach. Można za ich pomocą wydobyć z danych informacje na różne sposoby, najlepiej odpowiadające potrzebom i oczekiwaniom poszczególnych odbiorców. Ważna jest przy tym umiejętność właściwego prezentowania wyników analiz. „Trzeba pamiętać o zasadach rządzących percepcją wizualną i pamięcią krótkotrwałą. To ma kluczowe znaczenie dla udanego wdrożenia systemu Business Intelligence” – podkreślał Witold Kilijański.

Percepcja wizualna działa automatycznie. Mózg podświadomie przetwarza informacje, na przykład grupując dane według kolorów. Ne znaczy to jednak, że wszystko na dashboardach musi być kolorowe. Dane warto pogrupować i pokolorować dopiero wówczas, gdy jest ich dużo. Czasami wystarczy zastosować tylko różne odcienie szarości. „Nie stosujmy koloru tam, gdzie on nie ma znaczenia” – przestrzegał Witold Kilijański. Czasami lepiej pokazać szczegółowe dane w tabeli niż na kolorowym wykresie kołowym. Sposób prezentacji zawsze trzeba dostosować do możliwości percepcyjnych odbiorcy i charakteru informacji, którą chcemy przekazać.

Interaktywne raporty

Według badania PwC, aż 92% prezesów firm uważa raporty controllingowe za kluczowe dla rozwoju biznesu. Wartość tego, co dostają, oceniają jednak tylko na 40%. „To oznacza, że nie wszystkie potrzeby zarządzających firmami są odzwierciedlane w raportach. Czasami wynika to z tego, że cotrollerzy nie dysponują odpowiednimi narzędziami, które by pozwalały na przygotowanie odpowiednich analiz” – komentował Mariusz Walkiewicz, dyrektor w PwC. Menedżerowie duże nadzieje pokładają w rozwiązaniach bazujących na sztucznej inteligencji. 65% ankietowanych prezesów sądzi, że sztuczna inteligencja będzie miała większy wpływ na biznes niż internet.

Jednym z dostępnych już dzisiaj, zaawansowanych rozwiązań są narzędzie klasy process intelligence. Pozwalają one na analizę procesów biznesowych w celach ich optymalizacji. Dzięki mechanizmom analitycznym można sprawdzić nie tylko, jak procesy faktycznie wyglądają i czy są zrozumiałe dla pracowników lecz także otrzymać podpowiedzi, jak powinny działać – gdzie są newralgiczne miejsca utrudniające płynny przebieg procesów i co należałoby zmienić, żeby je usprawnić (na przykład, gdzie i dlaczego następują opóźnienia w obsłudze faktur).

Coraz doskonalsze są także narzędzia do prezentacji danych i wyników analiz na dashboardach. Pozwalają pokazywać nie tylko statyczne dane lecz także  zależności i korelacje między nimi (na przykład, jak koszty marketingu wpływają na marżowość produktów). Dzięki podłączeniu do baz danych i hurtowni dają możliwość aktualizowania na bieżąco prezentowanych wyników. Ważne, by były interaktywne a przy tym łatwe w użyciu. „Powinna być możliwość samodzielnego uszczegółowiania informacji, wchodzenia w coraz dokładniejsze dane, tworzenia na bieżąco pogłębionych wyników analiz w zależności od potrzeb” – mówił Mariusz Walkiewicz. Jego zdaniem, daje to możliwość tworzenia pogłębionych raportów, które będą rzeczywiście odpowiadały potrzebom kadry zarządzającej i służyły rozwojowi firmy.

Wielowymiarowe modele

W działalności biznesowej jest dzisiaj do uwzględnienia tyle danych, że bez użycia narzędzi analitycznych nie można często nawet odpowiedzieć jednoznacznie na pytanie: który klient jest dla nas naprawdę rentowny. Dopiero, gdy się zrobi odpowiednie obliczenia z użyciem różnorodnych, ale odpowiednio dobranych wskaźników, można zobaczyć, na czym się naprawdę zarabia. Wtedy może się nagle okazać, że klient, który wygląda na dającego zyski, w rzeczywistości przynosi straty. „Trzeba zbudować wielowymiarowy model klienta, bo tylko analiza wielowymiarowa pozwoli określić faktyczną rentowność prowadzonych działań. To jest jednak pracochłonne więc potrzebna jest automatyzacja. Za pomocą Excella nie da się tego zrobić, potrzeba bardziej zaawansowanego narzędzia, które to umożliwi” – przekonywał Paweł Musiał, członek zarządu Controlling Systems.

Takimi narzędziami są rozwiązania klasy data discovery. Zapewniają wielopoziomowość i wieloaspektowość prowadzonych analiz. Dzięki ich wynikom możliwe jest tworzenie rekomendacji, co robić z klientem żeby był rentowny. „Mając do dyspozycji takie narzędzie controller jest w stanie wyciągać trafne wnioski i stawiać trafne diagnozy, które można przełożyć na użyteczne dla rozwoju biznesu rekomendacje” – mówił Paweł Musiał. Jego zdaniem, wynikami biznesowymi nie da się zarządzać. Można zarządzać tylko działaniami ludzi, którzy pracują na wyniki biznesowe. Niewiele firm jednak sobie to sobie uświadamia. Wieloaspektowa, wielowymiarowa analiza danych pozwala lepiej poznać i zrozumieć faktyczne relacje i zależności między różnymi, często wydawałoby się wręcz niepowiązanymi aspektami funkcjonowania firmy.

Roboty do usług

Dostęp do danych może być w dużym stopniu usprawniony i przyspieszony dzięki robotyzacji procesów biznesowych lub ich części. Często dane są, na przykład, przepisywane przez operatorów z systemu ERP do systemu CRM. Można to działanie zautomatyzować dzięki rozwiązaniom klasy RPA (Robotic Process Automation). Korzyść będzie również w postaci poprawy jakości i stabilności obsługiwanych procesów. „Robot w postaci programu komputerowego nie będzie interpretował, jak ma wykonać dane zadanie. Zawsze będzie działał według tego samego algorytmu” – podkreślał Piotr Krzysztoporski, VP, ERP&RPA Practice Director w Mindbox.

Ułatwieniem przy obróbce dużej ilości dokumentów mogą być narzędzia typu intelligent OCR. Są w stanie samodzielnie rozpoznawać strukturę dokumentu i decydować o jego klasyfikacji, na przykład przyporządkować fakturę do zaksięgowania na odpowiednie konto. Dzięki mechanizmom uczenia maszynowego są w stanie rozpoznawać także nowe dokumenty. Jak podkreśla Piotr Krzysztoporski, nie powinny jednak jeszcze obecnie funkcjonować całkowicie samodzielnie. Potrzebny jest nadzór człowieka, który będzie w razie potrzeby mógł zweryfikować wątpliwe dane.

2. edycja Financial Controlling Forum odbędzie się w listopadzie 2020 r.