Monika Hyra
Zastępca Dyrektora Ekonomiczno-Finansowego, kierownik Działu Controllingu w firmie produkcyjnej

Pewien kupiec miał duże długi. Każdy wierzyciel próbował odzyskać swoje pieniądze, wysyłał więc do kupca wezwania do zapłaty. Dłużnik, zmęczony ilością otrzymywanych pism i ponagleń, postanowił napisać do swoich wierzycieli: „Drodzy Państwo. Otrzymałem wszystkie Wasze listy i wezwania. Co roku organizuję loterię, a otrzymane wezwania wrzucam do koszyka, losuję jedno i dług z tego pisma spłacam. W przypadku dalszego nagabywania mnie zostaną Państwo wykluczeni z loterii”. Dowcip zapożyczony z Internetu, a kupiec odważny. Niestety, w realnym świecie biznesu raczej nie możemy sobie pozwolić na takie „gesty” w stosunku do wierzycieli. Przedstawię zatem kilka propozycji konkretnych działań, jakie możemy podjąć po stronie zobowiązań handlowych, by poprawić swój cash-flow i pomóc zażegnać widmo zatorów płatniczych oraz korzystnie oddziaływać na rentowność.

„Aby czymś zarządzać, trzeba to zmierzyć”
– Robert Kaplan

Zacznijmy zatem od określenia:
● jaka jest obecnie nasza sytuacja po stronie zobowiązań handlowych,
● co i od kogo kupujemy,
● ilu mamy dostawców i na jakich warunkach z nimi współpracujemy,
● z iloma powinniśmy negocjować,
● co negocjować i jaki jest cel tych rozmów,
● do jakich konkretnie parametrów zmierzamy.

Przegląd bazy dostawców

Przegląd bazy dostawców (oczywiście tych aktywnych) jest niezbędny, by określić, na jakie korzyści możemy liczyć w zakresie zarządzania zobowiązaniami handlowymi. Dla każdego dostawcy określmy:
● grupę asortymentową (np. materiały do produkcji, towary handlowe, paliwa, usługi transportowe, części zamienne do maszyn, usługi magazynowe itd.),
● roczne obroty,
● obowiązujące terminy płatności,
● wielkość kredytu kupieckiego.
Pomocne będą również inne dane, ale o tym za chwilę.

Konsolidacja zakupów i wybór najlepszego dostawcy

Jeśli w przedsiębiorstwie zakupy realizowane są przez różne działy bądź każdy zakład dokonuje zakupów niezależnie, to warto rozpatrzyć możliwość centralizacji/konsolidacji tego procesu. Taką opcję możemy rozważyć, gdy:
● takie same lub podobne towary i usługi są zamawiane u różnych dostawców,
● warunki cenowe i handlowe różnią się u każdego z nich,
● osoby dokonujące zakupów nie posiadają kompetencji negocjacyjnych, ponieważ ich podstawowym zadaniem jest np. utrzymanie ruchu w zakładzie i w tym są wyspecjalizowani. Mają zatem niezbędną wiedzę techniczną i skupiają się na ciągłości produkcji, jednak nie zostali wyszkoleni z procesu zakupów i nawet nie mają czasu, by poszukiwać najlepszego dostawcy czy przeprowadzać przetargi.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 2/2021 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 2/2021.