Bartosz Radziszewski
Współzarządzający partner Business Dialog oraz Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”,
autor programu Digital Finance Excellence

Tradycyjnym sposobem zarządzania projektami jest spotkanie, rozmowa, notatka, plik Excela z listą zadań, niezależnie od stosowanej metodyki. Często z takiej rozmowy powstaje notatka. Czy to wystarczy?

Już w 1885 r. niemiecki psycholog Hermann Ebbinghaus zaprezentował krzywą zapominania, przedstawiając zależność między ilością przechowywanych w pamięci informacji a upływem czasu, jaki nastąpił od momentu ich zapamiętania. Badania Ebbinghausa pokazują, że około połowa informacji zostaje zapomniana w ciągu pierwszej godziny, a zdecydowana większość zapamiętanych informacji ulega zapomnieniu w trakcie pierwszych kilku dni od momentu zapamiętania, osiągając poziom ok. 25% w piątym dniu (jest to tzw. faza szybkiego zapominania).

Dlaczego zatem dziwimy się, że uczestnicy spotkań zapominają wiele z tego, co zostało powiedziane, lub zapamiętują je w inny sposób, skoro to naturalne? W sytuacji prowadzenia spotkań on-line (kiedy podczas spotkania jednocześnie zajmujemy się kilkoma rzeczami, przeszkadzają nam telefony, SMS-y, informacje z e-maili, komunikatorów, problemy z połączeniem itd.) krzywa zapominania znacząco się pogłębia. Tuż po zakończeniu spotkania otrzymujemy wciąż nowe informacje, łączymy się na kolejne spotkanie, otrzymujemy nowe zadania, a ustalenia z poprzedniego są zamazywane nowymi porcjami informacji. Tym bardziej informacje ze spotkania idą w zapomnienie, spadają na dalsze miejsca w priorytetach.

Zadania albo nie są realizowane zgodnie z ustaleniami, albo są realizowane z błędami, z opóźnieniem lub w ogóle nie są realizowane tak, jak powinny. W zapanowaniu nad tym wszystkim pomóżmy sobie wykorzystując aplikację do zarządzania projektami. Wykorzystajmy aplikację, w której na bieżąco zarejestrujemy nasze plany, ustalenia, terminy, wpiszemy nasze propozycje, komentarze, informacje zwrotne dla osób, do których chcemy je kierować, ale jednocześnie informujemy wszystkich innych o tym, co ustaliliśmy, co i kiedy oraz przez kogo zostało zrobione.

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 5/2020 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 6/2020.