Pięć pytań do… Liliany Sęk, dyrektora Biura Nadzoru Standaryzacji Informacji Zarządczej w Grupie Impel

W ramach Digital Finance Excellence – program Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog” – rekomendujemy firmom i dyrektorom najlepsze praktyki usprawniania i automatyzacji procesów, organizacji pracy działów finansowych, controllingowych i innych, zarządzania procesem master data, a także wyboru i wdrażania narzędzi informatycznych wspomagających menedżerów w podejmowaniu trafnych decyzji biznesowych.

W dzisiejszych czasach menedżerowie finansów i controllingu stali się właścicielami jednego z najważniejszych procesów tworzących wartość w firmie: gromadzenia, przetwarzania i dystrybucji danych. W tym wywiadzie przedstawiamy jednego z takich menedżerów.

1. Jaka potrzeba w organizacji wygenerowała Pani rolę w firmie? Na czym polega ta rola i gdzie jest w strukturze?

Grupa Impel szybko się rozwijała, przybywało spółek, obszarów biznesowych, lawinowo rosła liczba operacji i transakcji, a także powiązań między nimi. Taka sytuacja w każdej firmie generuje dużo danych, które odpowiednio przetworzone dają firmie wartościową podstawę do dalszego rozwoju, natomiast brak zarządzania nimi może spowodować utratę ważnych sygnałów o szansach i ryzykach. W Impelu dostrzeżono i doceniono potrzebę wiarygodnych raportów, aby podejmować trafne decyzje biznesowe. A raporty są wiarygodne i wartościowe, jeśli sporządzone są na podstawie wiarygodnych i wszechstronnych danych źródłowych. Dane pochodzą z systemów IT. Wówczas grupa korzystała już z SAP, ale były też inne systemy. W biurze controllingu zarysowało się zapotrzebowanie na rozwój dwóch rodzajów kompetencji: czysto analitycznej, zorientowanej na potrzeby biznesu, oraz wydobywania danych źródłowych z systemów, również analitycznej, ale zorientowanej bardziej technologicznie, komunikującej się dobrze z IT. Z biura controllingu wydzielono więc nasze biuro do nadzorowania spójności informacji zarządczej i tam przeszły osoby z umiejętnościami analitycznymi i technologicznymi. Dbamy o jakość, dostępność i wiarygodność danych w całej firmie.

2. Po kilku latach korzystania z SAP zdecydowali się Państwo na poszukanie i wdrożenie nowego rozwiązania controllingowego. Dlaczego raporty generowane przez system ERP nie były wystarczające?

Korzystaliśmy z raportów SAP, ale był problem z jednoznacznością i integracją danych z różnych modułów i systemów, a my coraz bardziej potrzebowaliśmy przekrojowych raportów. Coraz wyraźniejsza też stawała się potrzeba wizualizacji. Odpowiedni obraz komunikuje więcej i szybciej niż zestaw liczb czy opis. Już po wdrożeniu Qlik View został zachowany podział zadań między SAP a nowy system. W SAP tworzone są raporty w ramach modułów, w trybie online, natomiast w Qlik – zintegrowana informacja zarządcza powstaje (z jednodniowym opóźnieniem) na podstawie danych z różnych systemów (nie tylko systemów SAP).

3. Na czym skupili się Państwo, szukając nowego rozwiązania do analiz? Jaka była droga od decyzji do wyboru satysfakcjonującego rozwiązania?

Przede wszystkim należy podkreślić, że menedżer odpowiedzialny za informację zarządczą w firmie musi mieć wizję tego, co chce osiągnąć na rzecz swojej firmy, a także silny charakter oraz determinację w realizacji swojej wizji. Musi być liderem dbającym o morale zespołu, niebojącym przyznać się do porażek, ale niepowtarzającym błędów. Tylko z taką osobą firma wytrwa w poszukiwaniu właściwego narzędzia i wdrożeniu właściwej organizacji tego obszaru, nie poprzestanie na rozwiązaniach cząstkowych i ułomnych, utrzymywanych, aby nikomu się nie narazić i samemu się nie narobić.

W Impelu było kilka etapów, z każdego wyciągaliśmy wnioski, na każdym kolejnym trafniej formułowaliśmy nasze cele. Na początku rozważaliśmy narzędzia z rodziny SAP. Znaliśmy SAP, więc wydało nam się to naturalną kontynuacją. Jednak ten tok rozumowania nie sprawdził się. Na prezentacjach handlowych narzędzia wydawały się odpowiednie, a co innego okazywało się już we wdrożeniach. Generalnie żadne z nich nie zaspokajało naszych potrzeb. Po kilku takich podejściach w firmie narastała frustracja. Odeszliśmy od myślenia „SAP-em”, w ogóle od wszelkich założeń co do dostawcy, na rzecz precyzyjnego zdefiniowania celów i potrzeb co do nowego rozwiązania:
● integracja danych z różnych systemów (rozproszone źródła danych),
● większa szybkość ściągania i przetwarzania danych,
● łatwość zarządzania systemem, bez konieczności interwencji informatyków przy każdej zmianie, łatwa i szybka implementacja tych zmian,
● możliwość przeniesienia kompetencji z programisty IT na użytkownika biznesowego,
● komfortowy interfejs dla użytkownika,
● elastyczne zarządzanie autoryzacją danych,
● krótki czas i niski koszt wdrożenia narzędzia, a potem jego użytkowania.

Potrzebowaliśmy elastycznego i wydajnego narzędzia, zrozumiałego i poręcznego dla użytkowników biznesowych, będącego dla nich platformą komunikacji informacji zarządczej, odciążającego kontrolerów od wysyłania użytkownikom informacji, bo będą sami mogli je wytworzyć. Narzędzie musiało być na tyle elastyczne, aby wspierać organizację w wyzwaniach stawianych przez zmienne otoczenie rynkowe.

Ponownie zrobiliśmy przegląd rynku, sięgnęliśmy do raportów, czasopism, internetowych zestawień. Wiedzieliśmy już, że nie zadowolimy się żadnymi prezentacjami, że wybierzemy się na wizyty referencyjne i poprosimy o wykonanie pilota na naszych danych i przez naszych pracowników. Ostatecznie wybraliśmy Qlik View i firmę mis², która spełniła wszystkie nasze wymagania. Współpracujemy z nią cały czas, rozszerzając wdrożenie z 2013 r.

4. Dlaczego tak ważne jest przetestowanie wybranego rozwiązania na własnych danych? Jak powinno wyglądać takie testowanie? Jak przebiegało u Państwa?

Pilot na własnych danych – czyli danych, które rozumiemy, znamy ich kontekst, wiemy, jak je wyciągamy ze źródeł i przetwarzamy – i własnych raportach pozwala ocenić trafność rozwiązania. Umożliwia także ocenę wydajności systemu, bo wiemy, jakie są aktualne parametry naszej pracy i możemy porównać je z wynikiem pilota. Z tego samego powodu ważne jest, aby pilot wykonali nasi pracownicy, oczywiście po przeszkoleniu i z pomocą dostawcy. Uważam, że tylko dostawca, który zgodzi się na takie postępowanie, jest wiarygodny, rzeczywiście chce sprzedać rozwiązanie użyteczne dla klienta, a nie po prostu sprzedać system IT.

Firma mis² zgodziła się na takiego pilota, postawiła serwer, podłączyła do naszych danych ze wszystkich spółek grupy, przeszkoliła trzy oddelegowane osoby, w ciągu 5 dni wytworzyła 5 raportów z odpowiednią wizualizacją. W celu weryfikacji przyjazności narzędzia poprosiliśmy również o przetestowanie wybranego raportu przez członków zarządu, najmniej biegłych w rozwiązaniach technologicznych. Po raz pierwszy zobaczyliśmy zadowolenie. To ważne, aby rozwiązania nie testowały osoby najbardziej biegłe w IT, lecz właśnie te najmniej biegłe.

Początkowo wdrożyliśmy 6 aplikacji raportowych Qlik View do tworzenia scenariuszy na podstawie danych z sześciu systemów. Dzisiaj jest to 60 aplikacji raportowych.

5. Jakie korzyści odniosła grupa kapitałowa Impel z wdrożenia systemu controllingowego zbudowanego w technologii Qlik View/Qlik Sense?

Najważniejszą korzyścią jest, oczywiście, możliwość przekrojowych i wielowymiarowych analiz, z możliwością dojścia do bardzo szczegółowych danych, dla całej grupy i wszystkich obszarów, budowania scenariuszy, a także stosunkowo mniejszy koszt i większa szybkość ich otrzymania. Jednak nie mniejszą wartość ma odciążenie pracowników controllingu od wysyłania danych do biznesowych ośrodków odpowiedzialności, ponieważ teraz same mogą je pobierać i analizować. Controlling może bardziej skupić się na analizie, szczególnie w nowych przekrojach i zależnościach, co w większym stopniu przekłada się na jego udział w rozwoju biznesu. Natomiast samodzielność biznesu w analizowaniu danych nie tylko przyspiesza pozyskanie potrzebnej wiedzy, ale także rozwija te jego umiejętności i w efekcie przekłada się na trafniejsze decyzje.

Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiała:
Iwona D. Bartczak
szefowa Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”