Mariola Kotłowska
Kontroler finansowy

Prowadzenie działalności gospodarczej w obecnych warunkach staje się coraz trudniejsze. Wpływa na to skrócony cykl życia produktów, coraz większa konkurencja, wyższe wymagania klientów i potrzeba dokonywania szybszych działań w celu zaspokojenia ich potrzeb. Globalizacja, powszechny dostęp do Internetu oraz zmiana orientacji na kreowanie wartości dla klienta stają się podstawą do zwrócenia uwagi na posiadane w spółce informacje. Brak informacji, zarówno dostępnych poza organizacją, jak i generowanych wewnątrz przedsiębiorstwa, przyczynia się do utraty klientów, wycofania z rynków zbytu, zmniejszania efektywności przeprowadzanych procesów. To natomiast pociąga za sobą wzrost kosztów, obniżanie przychodów i co najważniejsze – redukcję wartości przedsiębiorstwa.

Istota informacji

Zarządzający przedsiębiorstwem nieustannie stają przed problemem, jakie informacje powinni posiadać, aby odbywające się procesy decyzyjne przebiegały bezproblemowo. Znaczenia zaczyna nabierać czas pozyskiwania informacji, dokładność danych, jasność, czytelność i zrozumiała forma ich przekazania. Należy również wskazać zakres tych informacji oraz osoby odpowiedzialne za ich pozyskanie oraz przetworzenie. Jasno zdefiniowane procedury pozwalają na sprawne przekształcanie wielu danych w kluczowe informacje niezbędne zarządzającym spółką.

Podejmowanie decyzji w przedsiębiorstwie (zarówno operacyjnych, jak i strategicznych) wymaga wybrania tylko najważniejszych informacji. Ich nadmiar nie dość, że wydłuża proces decyzyjny, to dodatkowo utrudnia podjęcie trafnej decyzji. Jeżeli natomiast informacja ma słabą jakość, nie odzwierciedla rzeczywistych działań w jednostce, lub jest za mała (o nieistotnym znaczeniu), decyzja może przynieść wyłącznie negatywne skutki dla funkcjonowania spółki.

Źródła pozyskania informacji można podzielić na zewnętrzne i wewnętrzne. Informacje zewnętrzne pozwalają ocenić przedsiębiorstwo na tle konkurencji. Niejednokrotnie są kosztowne, lecz mogą przesądzić o sukcesie spółki, szczególnie przy wyborze asortymentu, kanałów wejścia na nowe rynki, wdrażaniu nowych technologii. W procesie kreowania wartości przedsiębiorstwa znaczenia nabiera jednak informacja wewnętrzna, która pozwala na określenie słabych i mocnych stron jednostki (wskazując na potencjał spółki), prognozowanie wyników i tworzenie symulacji finansowych oraz wskazanie potencjalnych zagrożeń działalności (w tym poprzez opracowywanie scenariuszy szans i potencjalnych ryzyk).

Do najważniejszych celów posiadania informacji należą:
* zwrócenie uwagi na możliwości przedsiębiorstwa,
* zarządzanie posiadanymi zasobami,
* określenie warunków wpływających na realizację procesów,
* określenie możliwych wariantów działań,
* określenie skutków realizacji działań.

Tak określona informacja generuje kolejną informację, która umożliwia ocenę podjętych decyzji i przyczynia się do podjęcia podobnych decyzji w przyszłości (w przypadku pozytywnego zakończenia działań) lub dokonania znaczących zmian (w przypadku wystąpienie negatywnych skutków podjętych decyzji).

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 6/2019 magazynu Controlling i Zarządzanie…

Zajrzyj również do naszego Archiwum. Znajdziesz w nim pełen spis treści numeru 6/2019.